Liderando Reuniones Efectivas

Las reuniones son el tipo de cosa que damos por sentada en la vida de negocios. No solemos preguntarnos acerca de ellas a menos que estemos atascados en medio de una. Ellas pueden servir importantes objetivos de trabajo. Permiten que las ideas sean compartidas, que la información se disemine, que ocurran las discusiones pertinentes entre los participantes, y que las decisiones sean tomadas. Por otra parte, ellas también pueden convertirse en verdaderos agujeros negros de tiempo perdido, conversaciones sin punto y discusiones que no facilitan las decisiones apropiadas. Esto causa frustración en los miembros de su equipo, y una baja en la productividad en general. ¿Cuál de las dos descripciones le resulta más familiar a usted?

Usemos mi calendario como ejemplo. Revisé el mes pasado anotando el tiempo previsto para reuniones. Resultaron ser 41 de mis 160 horas laborales. ¡Eso es cerca de un 25% de mi tiempo! Si asumimos que mi calendario no es particularmente inusual, podríamos decir que las reuniones bien pueden consumir ¼ del tiempo en una compañía. Es importante manejarlas adecuadamente. Si usted es gerente de proyectos, la carga es mayor.  Se espera de usted que maneje estas cosas como si fuese respirar para usted. Estas son algunas ideas que pueden serle útiles para hacerlo.

Antes de la reunión – Tome el tiempo para preparar la sesión adecuadamente. Según  su relevancia y la audiencia prevista, esto puede significar desde unos pocos minutos hasta una sesión formal de planeamiento. Las preguntas básicas deben responderse: ¿Por qué necesita la reunión? ¿Cuál es la agenda? ¿Cuál es el resultado que desea? ¿A quién necesita presente? ¿Están disponibles estas personas? ¿Qué insumos necesita? ¿Quién los prepara? Esto ayuda a minimizar el tiempo desperdiciado al reunir a todos solo para descubrir que no tienen lo que necesitan para realizar la reunión.

Envíe la agenda antes de tiempo para que los asistentes se familiaricen con ella. Si es apropiado, pídales que envíen los puntos adicionales que consideren pertinentes. Dele seguimiento a quienes vayan a presentar con usted para confirmar que están preparados. Si hay acciones a tomar de una reunión previa, confirme con sus responsables al respecto.

Durante la reunión – Desarrolle la reputación de iniciar puntualmente. Además del ahorro de tiempo que puede lograr, la noticia se difundirá y las personas estarán menos tentadas a aparecer tarde. Siga la agenda en la medida de lo posible, si alguien inicia una discusión sobre un tema muy distinto, trasládela para otra reunión si es necesario. De otro modo arriesga a terminar con una reunión distinta a la planeada. Permita preguntas o comentarios en distintos puntos de la conversación, posiblemente al final de cada punto de agenda. Con el fin de colaborar en la comprensión o  la discusión.

Después de la reunión –Dedique de inmediato algunos minutos para terminar sus notas, pulir y enviar la minuta de la reunión, y ponga en agenda sus tareas. Si lo deja para más tarde, puede perder el hilo y verse en la necesidad de preguntar solo para estar seguro sobre lo acordado. Esto es retador si usted se encuentra de reunión en reunión; asegúrese que al menos sus notas son completas y tan claras como para permitirle reproducir los datos necesarios en cuanto pueda. En la minuta de la reunión coloque las acciones al inicio. Incluya el encargado, la descripción y la fecha de entrega. Esto va a llamar la atención de los encargados. Otro truco interesante es enviarles la minuta a ellos, e incluir solo copia para los colegas que no tienen acciones asignadas de esa reunión.

¡Suerte en su próxima reunión!

- Sergio Calvo.