Su proyecto y las luces del semáforo

El estatus del proyecto se suele reportar usando las luces del semáforo. Es una forma concisa pero clara de indicar su condición a través del tiempo. El Verde muestra un esfuerzo a tiempo y sin problemas. El Amarillo ó Ambar muestra un esfuerzo que está  atrasado debido a problemas que requieren alguna atención. El Rojo muestra un esfuerzo con problemas importantes ó críticos que lo mantienen muy atrasado, y que requieren atención importante. 

El Azul, un color adicional, refleja un proyecto ó fase ya completa; de acuerdo al plan del proyecto y a satisfacción de los interesados. Es el más tuanis, por decirlo de alguna manera (tuanis es una expresión tica similar al inglés "cool"). Este mecanismo permite al gerente del programa reportar de forma efectiva y rápida el estatus de un esfuerzo de magnitud importante. Lo cual es sumamente útil.

Como Gerente de Proyecto, usted tiene la responsabilidad final de decidir el color de su proyecto. Como Gerente de Programa usted tiene la tarea más sutil de definir lineamientos para que sus Gerentes de Proyecto decidan acerca de los colores, ayudándoles a seguir un proceso lógico, capacitándoles para reportar adecuadamente a los interesados. Esto les permitirá a los interesados tomar decisiones acertadas y acciones efectivas.

Un proyecto en estatus ROJO ó AMARILLO deberá proveer al menos un ítem relacionado en la bitácora D.A.P.R. Este es un registro que incluye el tipo de obstáculo con el que el equipo lidia: Decisión, Acción, Problema, ó Riesgo; la última acción tomada con respecto al obstáculo; y el impacto que el mismo tiene para el proyecto. Todo esto resulta útil cuando se trata de decidir sobre acciones correctivas ó preventivas en una reunión con los interesados.

Si usted carece de este enlace entre el estatus que reporta y el registro de D.A.P.R, podría terminar fuera de la realidad. Por ejemplo, podría reportar felizmente su proyecto en AMARILLO, cuando debería ser ROJO de plano; ó mostrarlo ROJO sólo porque un problema menor se presentó incorrectamente y se magnificó. Un proyecto ó fase reportando AZUL debe ser considerado completo por todos los titulares, teniendo los documentos de apoyo que correspondan. De otra manera usted podría tener difuntos caminando por ahí, o podría asumir que algo fue puesto a dormir definitivamente, cuando ese no era el caso.

Tenga en mente que esta es una herramienta, y debe ser tratada como tal por todo el equipo. Es muy útil para monitorear y controlar la ejecución, lanzar acciones correctivas y preventivas rápidamente. Siempre que se use para descubrir ítems que requieren atención lo antes posible. En los cuales usted y su equipo presionen fuerte para llegar al fondo de los mismos, sin importar de dónde provengan. Por el contrario, si el reporte de estatus se usa para cazar culpables, ó para ser rudo con las personas en vez de los obstáculos; no tendrá mucho propósito.

En ese sentido, una actitud de intentar mostrar VERDE pase lo que pase puede ser muy dañina. Usted solamente estará ocultando obstáculos que requieren atención. A usted le traen como Gerente de Proyectos para descubrir los mismos de manera diligente, y para liderar las mejores acciones que sean posibles para removerlos. Usted no está a bordo para mostrar un feliz VERDE de principio a fin, ni es su rol desacreditar el impacto de los obstáculos existentes. En algún punto las malas noticias que usted trata de ocultar van a inundar todo el lugar.

Cuál diría usted que es el color actual de su proyecto?

Cómo planea mantenerlo ó regresarlo a VERDE?

- Sergio Calvo.