Rest

Rio Celeste is one of the many wonderful hideaways available in Costa Rica. A zone with an important indigenous heritage, amazing natural resources and a river that due to volcanic influences literally goes by its name. I share this week a few lines about rest as I have the privilege to put them in practice as I spend this holiday season with my family here.

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Go on Vacation! – I've met colleagues that like to accumulate their vacation for long periods after which they also go for important periods of time, just because. I have slightly different perspective. I try to take all my available vacation every year in two or three different periods. Here the important thing is not so much how do you take your vacation. It is probably more important to ask: are you taking it? Do not get fooled by confusing hard work with no vacation at all. Even if from time to time you need to stay away from vacation to focus on a project. Do not make it a permanent habit. Otherwise you’ll remember that you are a human in need of rest the hard way. 

Make sure you deserve it – I mention this one because I try to make the same question to myself from time to time. It is really cool to go away from work knowing that you are performing well in what you are paid to do. If some time the answer is not necessarily positive, then make sure that your vacation pays you well by recharging your batteries for a better come back. 

Plan ahead – open spaces do not pop up in the agenda magically. There is space for the things that actually interest you and for which you open spaces. If you do not manage your agenda, other people will do it according to their interests. So make sure your family and your vacation have the spots they deserve in it. This means that you’ll need to make plans at least a couple of months in advance, so you match your family’s availability with the demands from the projects you are currently leading. 

Share the news – we live in a heavily connected world. Many team members and colleagues depend on the work you do, the plans you make, the code you develop. Communicate early the holiday seasons customary in your country which you plan to take, as well as the holidays. Make sure to let your stakeholders know your plans and how they can proceed in your absence. You will need to ask a few of them for their agreement with your plans. Others will do just fine with a kind notice. This will save you some bad moments once you come back. 

One more thing – if you are a project manager or a manager you will definitely want to ponder all vacation time and holiday from the team members you are leading. Especially if you are dealing with demanding restrictions of time or workload. It is easy to make dumb schedules by allocating every team member 52 weeks of work availability per year. That may be true for payment purposes not for effective time. 

I wish you a very happy Easter! 

- Sergio Calvo

El Descanso

Río Celeste es una de las muchas buenas escapadas disponibles en costa Rica. Una zona con una importante herencia indígena, impresionantes recursos naturales y un río que debido a influencia volcánica literalmente va por su nombre. Esta semana comparto algunas pocas líneas acerca del descanso mientras gozo del privilegio de ponerlas en práctica mientras paso esta temporada de descanso con mi familia por acá. 

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Vaya de Vacaciones! – He conocido colegas que gustan de acumular sus vacaciones durante largos periodos para luego irse también por periodos prolongados, solo porque así les gusta. Yo tengo una perspectiva un tanto diferente. Trato de tomar todas mis vacaciones disponibles cada año en dos ó tres períodos. Aquí lo importante no es tanto cómo le guste tomarlas. Es más importante preguntar: ¿ toma sus vacaciones? No se deje llevar confundiendo trabajo duro con no tomar nada de vacaciones. Aun si de tiempo en tiempo necesita prescindir de las vacaciones para enfocarse en un proyecto. No haga de esto un hábito permanente. De otra manera recordara que usted es un humano con necesidad de descanso de la manera difícil. 

Asegúrese de que lo merece – menciono esto porque de hecho trato de hacerme la pregunta a mí mismo de tiempo en tiempo. Es satisfactorio poder alejarse de su trabajo sabiendo que usted se ha desempeñado bien en aquello que le pagan para hacer. Si en algún momento la respuesta a esta pregunta no necesariamente es positiva, entonces saque el máximo rédito a sus vacaciones recargando sus baterías para una mejora a su regreso. 

Planee oportunamente – los espacios libres no surgen en la agenda mágicamente. Hay espacio para las cosas que a uno le interesan y para las que abre esos espacios. Si usted no maneja su agenda, otras personas lo van a hacer según sus intereses. Así que asegúrese que su familia y sus vacaciones tienen los lugares que les corresponden. Esto significa que hay que hacer planes con al menos un par de meses de antelación, de manera que usted pueda calzar la disponibilidad de su familia con las demandas de los proyectos que lidera. 

Comparta las noticias – vivimos en un mundo altamente conectado. Muchos miembros de equipo y colegas dependen del trabajo que usted realiza, los planes que lleva a cabo, el código que desarrolla. Comunique tempranamente las temporadas de vacaciones acostumbradas en su país y que usted piense tomar, así como los días feriados. Asegúrese de hacerle saber sus planes a su audiencia y cómo pueden ellos proceder mientras usted no está (asigne un reemplazo que lidie con lo más urgente). A algunos pocos de ellos deberá consultarles si están de acuerdo con sus planes. Para otros será suficiente con solo una amable noticia. Esto le evitara algunos momentos incomodos al regresar. 

Una cosa más – Si usted es un gerente de proyectos o un gerente, usted definitivamente querrá ponderar todo el tiempo de vacaciones y feriados de los miembros del equipo que lidera. Especialmente si le toca lidiar con restricciones demandantes de tiempo o de carga de trabajo. Es muy fácil hacer calendarizaciones tontas asignando a cada miembro del equipo 52 semanas de disponibilidad por año. Esto tal vez sea cierto para propósitos de pago pero definitivamente no para tiempo efectivo. 

Le deseo muy felices Pascuas de Resurrección! 

- Sergio Calvo

Definiendo Objetivos de Manera Inteligente

Esta semana destaco algunos principios acerca de SMART (del inglés Inteligencia), una técnica para definir nuestros objetivos ó indicadores críticos de desempeño de manera adecuada.

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Un diccionario definiría un objetivo como el resultado hacia el cuál se orienta un esfuerzo. Ellos son tan importantes tanto en las ciencias como en la vida porque determinan hacia dónde queremos ir ó el resultado que queremos obtener. Si no los definimos de manera adecuada, nuestros esfuerzos podrían no llevarnos ahí nunca.

SMART es un mnemónico para una popular técnica que nos ayuda a definir nuestros objetivos de manera SMART. Así que estamos hablando de cómo definir objetivos de manera inteligente.

eSpecífico – un objetivo que es específico tiene mayor probabilidad de alcanzarse que uno que es muy general. Es muy distinto decir “Quiero correr ó quiero ser corredor”, a decir “Quiero correr media hora tres veces por semana durante un mes porque quiero ser corredor”. Las preguntas clásicas pueden ayudarnos aquí: Quién? Qué? Cómo? Cuándo? Dónde? Cuál? Cómo? Por qué?

Medible – usted debe incorporar en su objetivo criterios específicos para medir su progreso. De otra forma puede engañarse fácilmente. En nuestro ejemplo fácilmente sabremos si alcanzamos el objetivo si corrimos tres veces por semana durante un mes. O lo hicimos o no lo hicimos. No podemos escondernos en ninguna parte. Piense acerca de cuánto, cada cuánto o con qué frecuencia?

Alcanzable – su objetivo debe ser realista. En otras palabras, debe ser lo suficientemente retador como para mantenerlo motivado y comprometido con su kilómetro extra; pero al mismo tiempo dentro de su rango de acción, aún con esfuerzo. Por ejemplo si usted ha corrido diligentemente por un año o más y ha terminado bien algunas carreras de 10 KMs, una media maratón ó una maratón pueden ser goles bonitos y retadores para ponerse. Pero si usted nunca ha corrido ó no ha corrido en algunos años, sería muy riesgoso intentar algo así de primera entrada.

Relevante – normalmente tenemos distintos intereses y opciones. De manera que debemos clarificar nuestras prioridades y de manera deliberada definir los objetivos que tengan la mayor relevancia para nuestra estrategia global ó para nuestro deseo ó interés más fuerte.

Tiempo – este se trata del Cuando. Pone el énfasis en la realidad del factor tiempo. Nos reta a colocar nuestros objetivos dentro de un horizonte de tiempo. Qué podemos hacer hoy? Qué vamos a hacer en 30, 60 ó 90 días? Qué vamos a hacer este año?

“Si no sabes dónde vas, cualquier camino te llevará ahí.” Lewis Carroll 

Saludos, 

    - Sergio Calvo

Setting SMART Goals

This week I highlight some basics on SMART, a technique to set our goals or key performance indicators in the right way.

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A dictionary would define a goal as the result toward which effort is directed. They are so important both in sciences as in life because they determine where do we want to go or the result we want to achieve. If we don’t state them in the right way, then our efforts may never take us there. 

SMART is mnemonic for a popular technique to help us define our goals in the right way. So we are talking here on how to define SMART goals. 

Specific – an objective that is specific has a greater chance to be achieved that a goal that is very generic. It is pretty different to say, “I want to run or I’d like to be a runner”, than to say “I want to run half an hour three times a week during a month because I want to be a runner”. The 6 W’s can become handy here: Who? What? When? Where? Which? Why? 

Measurable – you should include in your goal objective criteria to measure your progress. Otherwise it will be very easy to fool yourself about it. In our example we easily know that we achieved our goal if we ran half an hour three times a week for a month. We did it or we did not. We can’t hide anywhere. Think about how many, how much, or how often? 

Attainable – your goal should be realistic. This basically means that it should be challenging enough to get you motivated and do your extra mile, but at the same time within your range of action, even with effort. For example if you have been diligently running for a year or so and finishing well 10 KMs races, a half marathon or marathon can be a nice challenging goal to set. But if you haven’t ever run or haven’t run in some years, it would be too risky to attempt that at first. 

Relevant – we often have different interests and options. We must clarify our priorities and deliberately choose the goals that have the greatest relevance for our overall strategy or our strongest interest or wish. 

Timely – this one is all about when. It puts the emphasis on the reality of the time factor. It challenges us to bond our goals to a time. What can we do today? What can we do in 30, 60 or 90 days? What can we do this year? 

“If you don’t know where you are going, any road will take you there”. Lewis Carroll 

Best, 

    - Sergio Calvo

Usted está en deuda

Esta semana rememoro una conversación que me recordó la importancia de estar agradecido por lo que se tiene y dónde se está. En un mundo que constantemente nos empuja a gravitar alrededor de nuestro siguiente gran logro ó a compararnos con el vecino de al lado, podríamos arriesgarnos a ser negligentes con una actitud tan importante cómo el ser agradecido por lo que uno puede hacer el día de hoy.

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Una parada rápida en el supermercado de una ciudad rural mientras estaba de vacaciones, por una razón u otra traía puesta la camisa de la compañía con el pequeño logo en ella. Este no pasó desapercibido para el joven cajero que me atendía.

- Usted trabaja ahí Señor?

- Sí, así es.

- Sabe… me encantaría trabajar en un lugar así algún día. Es como mi sueño. Me gustan mucho las computadoras y me gustaría mucho ir a la capital para estudiar algo relacionado.

- Si realmente te apasiona deberías proponértelo  Aunque no tenés que ir tan largo, tenés el TEC o el INA por aquí cerca.

- Gracias Señor! Aquí está su factura, que tenga un bonito día. 

- Igualmente. Asegúrate de perseguir ese sueño. En serio. 

No mencionemos ahora el hecho de que vivo en un País en el que, a pesar de sus retos y desventuras de los que usualmente me quejo, permite una respuesta como esa para este muchacho. Una buena universidad y una buena escuela técnica (ambas estatales) con sucursales bastante cerca del lugar donde estábamos. Esto en sí mismo debería motivar a la reflexión y la gratitud.

Mencionemos que me siento bien acerca de las cosas que he alcanzado, pero no las considero particularmente excepcionales. No soy Bill Gates ni Linus Torvalds. No he comenzado mi propio negocio. Aún no ocupo una gerencia de primer nivel en mi compañía y no tengo un doctorado. De manera que no estoy realmente acostumbrado a pensar que lo que hago para ganarme la vida pueda ser una inspiración ni un sueño para alguien más. Sin embargo ese día aprendí en el sitio y momento menos esperado que en efecto así era.

Este es mi punto. La mayoría del tiempo estamos muy ocupados pensando sobre el mañana, las oportunidades que vendrán, las posiciones que perseguimos, o aquellos cuyo camino debemos seguir. Pero casi nunca tomamos tiempo para valorar el hoy, las oportunidades que nos trajeron aquí, y las personas a quienes les gustaría seguir nuestro camino.

Si usted no lo ha pensado todavía, le reto a que lo haga hoy.

Porque usted está en deuda no solo con usted mismo, con su familia, con sus oportunidades futuras o sus propios sueños. Usted está en deuda también con aquellos que sinceramente quisieran llegar tan lejos como usted ha llegado en su camino. Porque lo sepa usted o no, tiene tanto una oportunidad como una obligación de inspirar a alguien, posiblemente alguien más joven que usted, cada día. Viene incluido con el viaje.

- Sergio Calvo

You are in debt

I remember this week a conversation that reminded me the importance of being grateful for what you have and where you are. In a world that is constantly pushing you to revolve about your next big thing or to benchmark with the folk next door, you may risk to neglect such an elemental attitude as staying grateful for what you are able to do today.

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A quick stop by a supermarket in a rural town while on vacation, for one reason or another I was wearing the corporate t-shirt with the small logo on it. It didn't go unnoticed for the young man serving as cashier. 

- Do you work there, sir? 

- Yes, I do. 

- Gee… I would love to work in a place like that someday. It is kind of my dream, You know? I love computers and I’d like to go to the capital and study something related. 

- If you really are into it you should definitely pursue that. Though you don’t have to go that far, you have the TEC or INA quite near. 

- Thanks, Sir! Here is your bill, have a nice day. 

- Good day for you too. Make sure you follow-up on that dream. I mean it. 

Let’s not mention right now the fact that I live in a Country that, despite its challenges and misadventures I usually complain about, allowed me such an answer for this young man. A fine university and a good technical school (both state run) with branches actually close to the rural place we were at. That in itself should be a motive of reflection and gratitude. 

Let’s mention that I feel good about the things that I have been able to achieve, but I don’t consider them particularly exceptional. I am not Bill Gates nor Linus Torvalds. I haven’t started my own business. I am not yet at the C-level of my company and I don’t have a PhD. So I am not really used to think that what I do for living could be an inspiration nor a dream for someone else. Yet that day I learned in the least expected place that it certainly was. 

Here is my point. Most of the time we are too busy thinking about tomorrow, the opportunities to come, the positions to pursue or the folks whose path we should follow. But we seldom take time to value today, the opportunities that took us here, and the folks who would like to follow our path. 

If you haven’t thought about it yet, I challenge you to do that today. 

Because your debt is not only with yourself, your family, your future opportunities or your own dreams. Your debt is also with the folks that would sincerely like to make it as far as you have in your path. Because whether you know it or not, you have both a chance and an obligation to inspire someone, most likely someone younger than you, every day. It comes with the journey.

- Sergio Calvo

¿Cómo sacarle el máximo provecho a su Trabajo desde la Casa?

El Trabajo desde Casa está aquí para quedarse. Aún movimientos agresivos como el que tomó hace poco la Gerente General de Yahoo, pidiéndole a toda su fuerza de trabajo volver a la oficina, no van a revertir esta tendencia. Conforme más compañías adoptan este modelo como una ventaja para sus empleados, más personas enfrentan los retos asociados. Esta semana discuto 4 puntos para obtener el máximo provecho de este estilo de trabajo.

Planifique previamente – trabajar desde la casa remueve mucha de la rutina que involucra ir a la oficina. Los límites entre el trabajo y la vida tienden a volverse difusos. Así que es útil establecer algunos rituales para ayudarle a tener estos límites presentes y mantenerse saludable y productivo. Defina un espacio específico para usar como oficina, confortable como para estar ahí largos períodos. Idealmente una habitación en donde usted pudiese cerrar la puerta y mantenerse enfocado mientras los demás continúan con sus quehaceres como de costumbre. Trate de adherirse a un tiempo de inicio y final de jornada. Esto es más fácil decirlo que hacerlo, pero tener  al menos un marco de tiempo grueso, le ayudará a mantener su balance. Usted podría querer vestirse totalmente de la manera como lo haría si fuese a la oficina. Y también definir un plan que defina que hará si hay una falla en la energía eléctrica o la conectividad.

Manténgase flexible y profesional – nada le ayudará más que mantenerse flexible y profesional mientras trabaja desde casa. Si hay una tarea importante, una reunión o actividad, empaque sus cosas y vaya a la oficina. Si la conexión en casa se rompió, vaya a otro lugar para que pueda continuar sus labores, o haga el viaje a la oficina si es posible. Esto le mostrará su compromiso y juicio a sus colegas y gerentes. Usted demostrará que es responsable de sus resultados en todo momento y que merece el tipo de confianza que se deposita en usted en un modelo de trabajo desde la casa.

Manténgase conectado y enganchado – si usted está en la oficina es muy sencillo dar algunos pasos y hablar con sus colegas sobre algo urgente ó una nueva idea. Usted puede usar una sala de conferencias ó una pizarra para aclarar algo. Las personas pueden darse cuenta que usted está en la oficina pero no en su escritorio al mirar sus pertenencias ahí, o cosas así. Si usted está trabajando en casa usted sacrifica de algún modo esas cosas. Así que tómese el tiempo para conectarse con sus colegas y clientes por medio del teléfono, conferencias telefónicas y chats. Si va a estar fuera algún tiempo, asegúrese de actualizar su estatus en sus herramientas de comunicación. Comunique su número de celular y su número fijo al menos con sus colegas más cercanos y sus clientes.

Ayude a su familia a adaptarse – si usted está trabajando desde la casa, se encuentra ahí físicamente pero no está ahí realmente. Usted está en el trabajo. No puede jugar con los niños ó el perro cuando ellos quieran. No puede responder inmediatamente cada pregunta que su ser querido le haga. Este cambio en la rutina del hogar no se da de forma auto mágica. Converse con su familia al respecto y establezca algunas reglas que les ayuden a adaptarse al hecho de que le tienen cerca pero no necesariamente ahí para ellos en todo el sentido de la palabra. Por ejemplo podría decidir usar la puerta cerrada cuando atiende una reunión y pedirles que toquen suavemente antes de entrar a la habitación donde usted está trabajando.

Hasta la próxima semana, 

- Sergio Calvo.

How to get the most of your Work from Home

Working from Home is here to stay. Even aggressive moves like the one taken recently by Yahoo’s CEO, asking her entire workforce to come back to the office, are not going to revert this tendency. As more companies adopt this model as an advantage to their employees, more people face the challenges associated with it. This week I discuss 4 points to make the most of this way of work.

Plan ahead – working from home removes most of the routine involved in going to work at the office. The boundaries between work and life tend to become a bit blurry. So it is useful to define some rituals to help you keep those boundaries and stay healthy and productive. Define a specific space to use as your home office, comfortable enough to stay there long periods. Ideally in a room where you could close the door and stay focused while others do their chores as usual. Try to stick to a specific start time and end time for your work related duties. This is easier said than done, but having at least a rough time frame, will help you keep your balance. You may want to get fully dressed as you would usually do when going to the office. And also to define a contingency plan on what to do if there is a power or connectivity failure. 

Stay flexible and professional – nothing will help you the most than staying flexible and professional while working from home. If there is an important assignment, meeting or activity, pack your stuff and go the office. If the connection got broken at home, move to another place so you can continue your duties, or make the actual trip to the office if possible. This will show your commitment and judgment to your peers and managers. You will be showing that you are accountable for your results at all times and that you deserve the kind of confidence that is given to you in a work from home model. 

Stay connected and engaged – if you are at the office it is pretty easy to walk some steps and talk to your colleagues about an urgent matter or a new idea. You can use a conference room or a blackboard to clarify something. People can notice if you are there but not are your desk because of your belongings or something like that. If you are at home you sacrifice that to some extent. So take the time to connect with your colleagues and costumers through the phone, conference calls and chats. If you will be out for a while, don’t forget to update your status in your communication tools. Make your cell phone number and your home number available at least to your closest colleagues and customers. 

Help your family to adapt – if you are working from home, you are physically at home but you are not really there. You are at work. You can’t play with the kids or the dog anytime they want. You can’t answer every question your loved one makes you right away. This is a change that doesn't happen auto magically. You should talk with your family about it and set some ground rules to help them adapt to the fact that they have you close but not necessarily there in all the sense of the word. For example you can decide to use the door closed when attending meetings and asking them to quietly knock on the door before going into the room where you are working. 

Til next week, 

- Sergio Calvo.