Ya Terminó su Proyecto. ¿Y ahora qué?

Ajustarse a un nuevo Proyecto luego de cerrar el último es un período de transición que no debe tomarse a la ligera. Gestionado apropiadamente este puede ser un período de transición muy sano que le puede refrescar para encontrarse de nuevo en el tope para su próxima asignación. ¿Qué ha hecho usted entre Proyectos en el pasado? ¿Recuerda que le ha funcionado bien y qué no?

Usted debe estar listo para gestionarse a usted mismo efectivamente y con paz mental durante este período de transición que puede variar desde solo un par de días hasta algunas semanas. 

Comparta la Experiencia – Una vez que el papeleo esté completo, tome algún tiempo personal y con su equipo para reflexionar en las lecciones aprendidas durante la jornada. ¿Que funcionó bien? ¿Qué no fue tan bien? ¿Qué haría diferente? Regístrelas en un formato que pueda ser accedido por otros colegas posteriormente. Si el esfuerzo fue bien asegúrese de tomar tiempo para celebrar: organice una cena, envíe notas de agradecimiento, lleve a cabo cualquier ritual de victoria que le guste. Un proyecto exitoso no es una casualidad. Requiere compromiso, esfuerzo y habilidad del equipo. Así que está más que bien celebrarlo. Comunique a su gerencia acerca de ello y reconozca a los miembros del equipo por sus contribuciones. Si es apropiado, escriba recomendaciones para ellos ó recuérdeles actualizar sus hojas de vida con la información del Proyecto.

Planifique Oportunamente – La mayoría de los esfuerzos experimentan un punto de no retorno en el que todas las actividades en la ruta crítica se han completado y lo que queda son tareas secundarias o administrativas. El sentido de urgencia departe de los interesados en el proyecto y los patrocinadores puede disminuir, los recursos pueden empezar a irse, etc. Así que tan pronto este proceso se desencadene, realice una revisión para comprender qué hay todavía pendiente, cuánto tiempo va a requerir y quién lo tiene a cargo. Asegúrese que cada quien está alineado durante esta última etapa. Al mismo tiempo este puede ser un buen tiempo para comunicar a su administración que usted comenzó la fase de cierre y comience a discutir la posibilidad de la siguiente asignación para usted y el equipo.

Disfrute la recuperación – algunos de nosotros tendemos a sentirnos incómodos cuando tenemos algún tiempo libre. Nosotros simplemente nos desempeñamos mejor cuando experimentamos alguna presión y urgencia en nuestro trabajo. Si usted hizo su tarea cuando las cosas estaban difíciles y demandantes, está bien si el balance se inclina hacia el otro lado. Este es un buen momento para hacer cosas a las que usted no pudo dedicarse cuando el calor estaba alto, como tomar tiempo para entrenamientos, tal vez prepararse para una certificación, aprender una nueva herramienta o habilidad, y porqué no, algún tiempo libre con su familia. 

Siga adelante. Es en Serio. – Cada proyecto es diferente y nos debemos adaptar a sus circunstancias particulares. No siempre tenemos la oportunidad de influir sobre nuestra siguiente asignación. Esto es un reto sobre todo si nos toca movernos de un esfuerzo en Primera Plana que estaba en el radar de todos a una asignación de menor perfil o en crisis. En estos momentos es útil enfocarse en comprometerse con su trabajo y encontrar oportunidades para agregar valor. Si usted concluyó su último proyecto con éxito entonces puede trabajar para llevar este al éxito. No hay excusas. Así que deje ir por las buenas la experiencia pasada y demuestre que la razón para el éxito es su contribución, y eso es una constante. 

Hasta la próxima semana, 

- Sergio Calvo.

You Finished your Project, Now What?

Adjusting to a new Project after closing out the last one is a transition period that we should not take lightly. Managed properly this can be a very healthy transition period that can refresh you to be back at your top for your next assignment. What have you done between assignments in the past? Do you remember what worked and what did not work? 

You should be ready to manager yourself effectively and with peace of mind during this transitional period that can vary from just a couple of days to some weeks. 

Share the Experience – Once the last paperwork tasks are completed, take some time both personally and with your team to reflect on the lessons learned during the journey. What worked well? What did not work? What would you differently the next me? Register them in a format that can be accessed by other colleagues later. If the effort went well make sure you take time to celebrate: go out for dinner, send thank-you notes, do any victory rituals you like. A successful project does not happen by chance. It requires commitment, effort and skill from the team. So it is more than ok to celebrate it. Let your management know about it and take the time to recognize the team members for their contributions. If it is appropriate then provide recommendations for them or remind them to update their resumes with the information about the effort. 

Plan Ahead – Most efforts usually experience a point of no return when all the activities on the critical path are complete and what remains are secondary or administrative tasks. Sense of urgency from stakeholders may decrease, resources may start to be pulled away, etc. So as soon as this process starts, do a review to understand what is still open, how much time it will require and who will be covering it. Ensure that everyone is aligned on this later stage. At the same time this is a good time to let management know that you entered the close phase and start discussing with your management on next assignments for you and your team. 

Enjoy the cool-down – some of us tend to feel bad when we have some time to spare. We just perform better when we experience pressure and urgency on our work. If you did your job when things were difficult and demanding, it is ok if the balance switches towards the other side. This is a good time to tackle things that you could not do when the heat was on, like devoting additional time to training, maybe get ready for a certification, learn a new tool or skill, and why not, some vacation time with family. 

Move On. I mean it. – Every Project is different and we should adapt to its particular circumstances. We do not always have the chance to influence our next assignment. This is particularly challenging if you happen to move from a Prime Time effort in everyone’s radar to a less appealing or troubled assignment. It is useful to focus on committing to your work and find opportunities to add value. If you tackled successfully the last Project then you can work to make the current a success to. No excuses. So let it go for good and demonstrate that the reason for success is your contribution, and that this is a constant. 

Till next week, 

- Sergio Calvo.

Portafolios, Programas y Proyectos

La Gerencia de Proyectos es atractiva porque brinda un marco de trabajo lógico para lograr que las cosas se hagan. Si se gerencia adecuadamente, esto puede significar productos, resultados o servicios entregados al mercado a tiempo, dentro de su presupuesto y de acuerdo a las expectativas. Lo que es tuanis para cualquier organización.

Ciertamente, esta es una promesa ambiciosa que no siempre cumplen quienes asumen este tipo de reto. Por eso es que Gerentes de Proyecto habilidosos son críticos para el éxito de una compañía. 

Un buen paso para alinear sus habilidades como Gerente de Proyectos es comprender las diferentes capas que existen entre la estrategia de alto nivel y las tácticas especificas o trabajo operativo que se requieren para entregar resultados según esa estrategia.

Puede usted identificar estos niveles en su organización ¿Sabe cuales tipos de proyecto conforman el portafolio de su compañía? ¿O se alegra mucho con cada proyecto que aparece a la vuelta de la esquina?

Proyecto: esta es fácil es un esfuerzo temporal para conseguir un resultado, producto o servicio único. 

Por ejemplo un Proyecto para construir una nueva casa, o un Proyecto para realizar ciertas mejoras en casa.

Programa: este es un conjunto de proyectos, sub-programas y actividades de programa que se manejan como una unidad para alcanzar beneficios que de otra manera no se podrian alcanzar.

Por ejemplo si usted quisiera actualizar o cambiar la plataforma de correo electrónico de su compañía, posiblemente se requiera mas de un proyecto para manejar todas las diferentes piezas que se deben entregar y poner a funcionar juntas. Estos proyectos entonces pueden organizarse en un Programa de Actualización de Correo Electrónico para asegurarse de que los beneficios globales de la actualización van a alcanzarse como se espera.

Portafolio: es un conjunto de Programas, Proyectos, sub-Programas o sub-Proyectos que se escogen deliberadamente siguiendo criterios específicos para alcanzar objetivos estratégicos.

Por ejemplo si usted esta recibiendo muchos proyectos pequeños que causan muchos gastos generales con poco retorno, usted podría querer ajustar su política de portafolio para asegurarse que solamente ingresen al tubo proyectos de cierta magnitud y con expectativas de mayores retornos.

Oficina de (Gerencia) de Proyectos: Esta no es una capa en la organización de proyectos, programas y portafolios. Esta es la estructura administrativa que alinea la manera de gobernar los procesos relacionados con los proyectos y que también facilita el uso compartido de recursos, metodologías, herramientas, etc.

Saludos,

- Sergio Calvo.

Portfolios, Programs and Projects

Project Management is attractive because it provides a logical framework to get things done. If managed properly they mean products, results or services delivered to the market on time, on budget and according to expectations. Which is pretty cool for any organization.  

Certainly, that's quite a promise that is not always fulfilled by those who undertake this kind of  challenge. This is why skilled Project Managers are critical for the success of a company. 

A good step to align the skills as Project Manager is to understand the different layers that exist between the upper level strategy and the specific tactics or operational work that is required to deliver on that strategy.

Are you able to identify these levels in your organization? Do you know which kinds of projects conform the portfolio of your company? Or do you just get very happy with every project that appears around the corner?

Project: this one is easy, it is a temporary effort to achieve a unique product, service or result. 

For example a Project to build a new home, or to make an improvement into your home.

Program: it is a set of projects, sub-programs or program activities which are managed as a single unit to obtain benefits that can't be achieved otherwise. 

For example if you'd like to upgrade or change the email messaging infrastructure in your company, that would likely require different projects to manage all the different pieces to deliver. These projects can then be organized into your Email Platform Refresh Program to make sure that the overall benefit is achieved as expected.

Portfolio: it is a set of Programs, Projects, sub-Programs or Sub-Projects deliberately chosen under specific criteria to achieve strategic objectives. 

For example if you are getting too many small projects causing high overhead with low returns, you may want to adjust your portfolio policy to ensure that you just allow in the pipe projects of a certain magnitude and expectations of higher returns.

Project Management Office: This is not a layer in the organization of projects, programs and portfolios. Instead it is the management structure that aligns the  governance processes related projects and makes it easier to share resources, methodologies, tools, etc.

Best,

- Sergio Calvo.

How about Crowd Conferencing?

Hi There! 

I take the chance to say hello from BarCampCR where we will be participating today. If this name does not sound familiar, please check here.

I dare to share this crazy idea of Crowd Conferencing because though it is a less disruptive term than UnConferencing, from my perspective it captures better the essence of the event.

We started around 11 AM with an opening message from Mr. Otto Rivera from CAMTIC, which accurately inquired us about the central roles of divergent perspectives and execution defined as pure dreams pursuit for entrepreneurship.

By that time the nearly 60 slots available in the board were being filled fast, offering diverse topics from the latest technology trends such as Big Data, Cloud Computing; to mobile development tools, including free software, innovation and creativity. Every attendant willing to do so sharing its knowledge and skills to everyone else, according to everyone's interests.

I enjoyed a lot the speech from Leopoldo Rojas from Arckanto Software dealing with Emerging Technologies. And I also got a recommendation about a book on one of my favorite topics that sounds good: The Lean Start up by Eric Ries.

I will contribute in a few minutes with a presentation about Project Management as an unexpected way to add competitive value. You can take a look at a the slide deck (in Spanish) here.

I invite you to question how are you taking advantage of the knowledge, talent and availability of the people that you have around you today, as well as your willingness to share unassumingly yours with your closest ones.

Cheers! 

- Sergio Calvo

¿Y qué tal suena Crowd Conferencing?

Hola! 

Aprovecho para saludarle desde el BarCampCR del que estamos participando durante el día de hoy. Si el nombre no le resulta familiar puede consultar http://sergiocalvo.blogspot.com/2012/12/des-conferencias.html?m=1. 

Me atrevo a compartir esta ocurrencia mía del Crowd Conferencing porque si bien es un término quizás menos subversivo el Un Conferencing, para mi gusto capta de mejor manera la esencia del evento. 

Dimos inicio a eso de las 11 de la mañana con un mensaje de apertura por parte de Don Otto Rivera de CAMTIC, quien atinadamente nos interpelo con respecto al rol primordial que deben ejercer en el emprendurismo la riqueza de la divergencia de perspectivas y la ejecución como llana persecución de nuestros sueños. 

Para ese momento los alrededor de 60 espacios disponibles en la pizarra ya estaban en buena medida ocupados, ofreciendo diversos temas desde las últimas tendencias tecnológicas como BigData, la Nube; hasta herramientas de programación móvil, pasando por el software libre, la innovación y la creatividad. Todos los asistentes que así lo quisiesen compartiendo de manera simultánea sus conocimientos y habilidades para los demás, de acuerdo con los intereses de cada quien. 

En mi caso disfrute mucho la presentación de Leopoldo Rojas de Arckanto Software con respecto a las Tecnologías Emergentes. Y recibí la recomendación de lo que parece un buen libro en un tema que me llama mucho la atención: The Lean Startup de Eric Ries. 

De mi parte aportaremos el granito de arena en algunos minutos con respecto a la Gestión de Proyectos como manera inesperada de aportar ventaja competitiva. Y espero sumarme a un par de charlas más durante la tarde. 

Le invito a cuestionarse como está usted aprovechando el conocimiento, talento y disponibilidad de la gente que tiene a su alrededor el día de hoy, así como su disposición para compartir llanamente de los suyos con sus más próximos. 

Saludos! 

- Sergio Calvo