Su proyecto y las luces del semáforo

El estatus del proyecto se suele reportar usando las luces del semáforo. Es una forma concisa pero clara de indicar su condición a través del tiempo. El Verde muestra un esfuerzo a tiempo y sin problemas. El Amarillo ó Ambar muestra un esfuerzo que está  atrasado debido a problemas que requieren alguna atención. El Rojo muestra un esfuerzo con problemas importantes ó críticos que lo mantienen muy atrasado, y que requieren atención importante. 

El Azul, un color adicional, refleja un proyecto ó fase ya completa; de acuerdo al plan del proyecto y a satisfacción de los interesados. Es el más tuanis, por decirlo de alguna manera (tuanis es una expresión tica similar al inglés "cool"). Este mecanismo permite al gerente del programa reportar de forma efectiva y rápida el estatus de un esfuerzo de magnitud importante. Lo cual es sumamente útil.

Como Gerente de Proyecto, usted tiene la responsabilidad final de decidir el color de su proyecto. Como Gerente de Programa usted tiene la tarea más sutil de definir lineamientos para que sus Gerentes de Proyecto decidan acerca de los colores, ayudándoles a seguir un proceso lógico, capacitándoles para reportar adecuadamente a los interesados. Esto les permitirá a los interesados tomar decisiones acertadas y acciones efectivas.

Un proyecto en estatus ROJO ó AMARILLO deberá proveer al menos un ítem relacionado en la bitácora D.A.P.R. Este es un registro que incluye el tipo de obstáculo con el que el equipo lidia: Decisión, Acción, Problema, ó Riesgo; la última acción tomada con respecto al obstáculo; y el impacto que el mismo tiene para el proyecto. Todo esto resulta útil cuando se trata de decidir sobre acciones correctivas ó preventivas en una reunión con los interesados.

Si usted carece de este enlace entre el estatus que reporta y el registro de D.A.P.R, podría terminar fuera de la realidad. Por ejemplo, podría reportar felizmente su proyecto en AMARILLO, cuando debería ser ROJO de plano; ó mostrarlo ROJO sólo porque un problema menor se presentó incorrectamente y se magnificó. Un proyecto ó fase reportando AZUL debe ser considerado completo por todos los titulares, teniendo los documentos de apoyo que correspondan. De otra manera usted podría tener difuntos caminando por ahí, o podría asumir que algo fue puesto a dormir definitivamente, cuando ese no era el caso.

Tenga en mente que esta es una herramienta, y debe ser tratada como tal por todo el equipo. Es muy útil para monitorear y controlar la ejecución, lanzar acciones correctivas y preventivas rápidamente. Siempre que se use para descubrir ítems que requieren atención lo antes posible. En los cuales usted y su equipo presionen fuerte para llegar al fondo de los mismos, sin importar de dónde provengan. Por el contrario, si el reporte de estatus se usa para cazar culpables, ó para ser rudo con las personas en vez de los obstáculos; no tendrá mucho propósito.

En ese sentido, una actitud de intentar mostrar VERDE pase lo que pase puede ser muy dañina. Usted solamente estará ocultando obstáculos que requieren atención. A usted le traen como Gerente de Proyectos para descubrir los mismos de manera diligente, y para liderar las mejores acciones que sean posibles para removerlos. Usted no está a bordo para mostrar un feliz VERDE de principio a fin, ni es su rol desacreditar el impacto de los obstáculos existentes. En algún punto las malas noticias que usted trata de ocultar van a inundar todo el lugar.

Cuál diría usted que es el color actual de su proyecto?

Cómo planea mantenerlo ó regresarlo a VERDE?

- Sergio Calvo.

Your project and the traffic light colors

Project status is usually reported using traffic light colors. It is a concise yet clear indication of its condition through time. Green shows an effort on track with no issues. Yellow or Amber shows an effort slightly out of track due to issues requiring some attention. Red shows an effort with important or critical issues that keep it seriously out of track, demanding important attention. Blue, an additional color, reflects a project or phase already completed; according to the project plan and to the satisfaction of stakeholders. It is the coolest one so to speak. This approach allows a program manager to report effectively and quickly the status of an effort of a serious magnitude. That’s very useful.

As a Project Manager you have the final responsibility of choosing the color of your project. As a program manager you have the more subtle duty of defining ground rules for your project managers to decide on the colors, helping them to follow a logic reasoning process around them, and enabling them to report accurately to the stakeholders. This allows them to make sound decisions and take effective actions.

A project in a RED or AMBER status must provide at least one corresponding item logged in the D.A.I.R log. This is a register which tracks the type of obstacle the team is dealing with: Decision, Action, Issue, or Risk; the last action taken about the obstacle; and the impact of the obstacle on the project or program. All this becomes pretty handy when trying to decide on corrective or preventive actions in a meeting with the stakeholders. If you lack this link between the reported status and the D.A.I.R. log, you may end up out of reality. For example deciding to happily report the project YELLOW, when it should be plain RED; or showing it RED just because a minor issue stated incorrectly was magnified. A project or phase reporting BLUE must be considered complete by all the incumbents, having the corresponding supporting documents. Otherwise you could have some dead bodies walking around, or you could assume something was put down for good, when that wasn’t the case.

Keep in mind this is a tool, and it should be treated as such by all the team. It is very useful for monitoring and controlling execution, triggering corrective and preventive actions promptly. Proven that it is used to uncover items requiring attention as early as possible, having yourself and your team pushing hard to get to the bottom of issues, irrespective of where they come from. If status reporting is instead used to point fingers, or to get hard on people instead of the issues. It would serve little purpose. 

In that sense, an attitude of trying to show GREEN no matter what can be very harmful. You would only be hiding issues or risks in need of attention. You are brought in as a Project Manager to uncover those in a diligent manner, and to lead the best possible actions to remove them. You are not on board to show a happy GREEN from beginning to end, neither is your role to discredit the impact of existing obstacles. At some point the bad news you’ve been trying to cover will flood the entire place.

What color would you say your current project shows?

How are you planning to keep or to turn it back to GREEN?

- Sergio Calvo.

Leading Effective Meetings

Leading Effective Meetings

Meetings are the kind of thing that we take for granted in business life. We don´t usually ask ourselves about them, unless we are trapped in the middle of one. They can serve important job goals. They allow ideas to be shared among colleagues, information to be disseminated, required discussions to happen between stakeholders, and decisions to be made. On the other hand, they can also become true black holes of lost time, pointless conversations and discussions that don’t facilitate the pertinent decisions. This ends up in frustration for your team members, and a decrease in productivity. Which one sounds more familiar to you?

Let’s take my calendar as example. I reviewed the last month taking note of the time scheduled for meetings. It accounted for 41 out of my 160 working hours. That’s around 25% of my time! If we assume that my calendar is not particularly unusual, we could say that meetings can easily account for ¼ of the time of an organization. It is important to get them right. If you are a Project Manager the burden is heavier, you are expected to handle this things like you were breathing.

Before the meeting – take time to plan properly. Depending on the relevance of the meeting and its audience, this can mean only a few minutes, or an entire planning session. The basic questions need to be answered: Why do you need the meeting? What is the agenda? What is your desired outcome? Who do you need to be there? Can they make it? Which inputs do you need? Who is in charge of them? This will minimize the waste of time of gathering everyone just to discover that you don’t have what is needed to meet.

Send the agenda ahead of time, this will allow the attendees to familiarize with it. If appropriate, ask them to submit ahead of time any additional points they deem pertinent. Follow up with any participants presenting with you to confirm they are ready. If there were action items from a previous meeting, confirm with their owners as well.

During the meeting – set for you a reputation for starting on time. Besides the time savings that we discussed above, the word will spread and people will be less tempted to fall on late show ups. Follow the agenda, if someone triggers very different topic; defer it for another meeting if necessary. Otherwise you risk ending with a completely different meeting from the one you planned. Allow for questions or comments often, probably at the end of each topic. So you help comprehension or discussion.

After the meeting – Spend a few minutes right after the meeting to finish your notes, polish and send the meeting minute, and including your action items in the agenda. If you leave that for later you may end-up losing some ends and requiring follow-ups just to make sure what the point was. This is challenging if you are on back to back meetings; so make sure your notes are complete and clear enough to reproduce the information as soon as possible. In the meeting minute it is useful to note the action items on the top. Include the owner, description, and expected delivery date. This will call the attention of the corresponding team members. Another interesting trick is to submit the minute directly to them, and only copying the colleagues with no active items from that meeting.

Good luck with your next meeting!

- Sergio Calvo.

Liderando Reuniones Efectivas

Las reuniones son el tipo de cosa que damos por sentada en la vida de negocios. No solemos preguntarnos acerca de ellas a menos que estemos atascados en medio de una. Ellas pueden servir importantes objetivos de trabajo. Permiten que las ideas sean compartidas, que la información se disemine, que ocurran las discusiones pertinentes entre los participantes, y que las decisiones sean tomadas. Por otra parte, ellas también pueden convertirse en verdaderos agujeros negros de tiempo perdido, conversaciones sin punto y discusiones que no facilitan las decisiones apropiadas. Esto causa frustración en los miembros de su equipo, y una baja en la productividad en general. ¿Cuál de las dos descripciones le resulta más familiar a usted?

Usemos mi calendario como ejemplo. Revisé el mes pasado anotando el tiempo previsto para reuniones. Resultaron ser 41 de mis 160 horas laborales. ¡Eso es cerca de un 25% de mi tiempo! Si asumimos que mi calendario no es particularmente inusual, podríamos decir que las reuniones bien pueden consumir ¼ del tiempo en una compañía. Es importante manejarlas adecuadamente. Si usted es gerente de proyectos, la carga es mayor.  Se espera de usted que maneje estas cosas como si fuese respirar para usted. Estas son algunas ideas que pueden serle útiles para hacerlo.

Antes de la reunión – Tome el tiempo para preparar la sesión adecuadamente. Según  su relevancia y la audiencia prevista, esto puede significar desde unos pocos minutos hasta una sesión formal de planeamiento. Las preguntas básicas deben responderse: ¿Por qué necesita la reunión? ¿Cuál es la agenda? ¿Cuál es el resultado que desea? ¿A quién necesita presente? ¿Están disponibles estas personas? ¿Qué insumos necesita? ¿Quién los prepara? Esto ayuda a minimizar el tiempo desperdiciado al reunir a todos solo para descubrir que no tienen lo que necesitan para realizar la reunión.

Envíe la agenda antes de tiempo para que los asistentes se familiaricen con ella. Si es apropiado, pídales que envíen los puntos adicionales que consideren pertinentes. Dele seguimiento a quienes vayan a presentar con usted para confirmar que están preparados. Si hay acciones a tomar de una reunión previa, confirme con sus responsables al respecto.

Durante la reunión – Desarrolle la reputación de iniciar puntualmente. Además del ahorro de tiempo que puede lograr, la noticia se difundirá y las personas estarán menos tentadas a aparecer tarde. Siga la agenda en la medida de lo posible, si alguien inicia una discusión sobre un tema muy distinto, trasládela para otra reunión si es necesario. De otro modo arriesga a terminar con una reunión distinta a la planeada. Permita preguntas o comentarios en distintos puntos de la conversación, posiblemente al final de cada punto de agenda. Con el fin de colaborar en la comprensión o  la discusión.

Después de la reunión –Dedique de inmediato algunos minutos para terminar sus notas, pulir y enviar la minuta de la reunión, y ponga en agenda sus tareas. Si lo deja para más tarde, puede perder el hilo y verse en la necesidad de preguntar solo para estar seguro sobre lo acordado. Esto es retador si usted se encuentra de reunión en reunión; asegúrese que al menos sus notas son completas y tan claras como para permitirle reproducir los datos necesarios en cuanto pueda. En la minuta de la reunión coloque las acciones al inicio. Incluya el encargado, la descripción y la fecha de entrega. Esto va a llamar la atención de los encargados. Otro truco interesante es enviarles la minuta a ellos, e incluir solo copia para los colegas que no tienen acciones asignadas de esa reunión.

¡Suerte en su próxima reunión!

- Sergio Calvo.

¡Que te paguen bien por tu trabajo duro!

Hace algunas semanas un anuncio en el metro de Atlanta llamó mi atención. Era de una pequeña firma de abogados ofreciendo asesoría en reclamos por el salario de las personas. Su titular era atractivo: ¡Que te paguen bien por tu trabajo duro! ¿Quién no querría ser bien pagado? Pero, qué queremos decir realmente cuando decimos "ser bien pagado"? La respuesta inmediata puede ser: ¡un monto muy alto en la nómina! No obstante, la mayoría del tiempo habrá alguien que gana más que nosotros, y la mayoría del tiempo también habrá alguien que gana menos que nosotros. Un buen salario para una persona podría ser un a remuneración promedio ó incluso baja para alguien más. Inclusive para la misma persona esto puede cambiar en diferentes momentos.

¡Espere un segundo! No todo es acerca del dinero, ¿no es así? De nuevo, eso depende. Sin embargo en términos generales sí, no es necesariamente todo acerca del dinero. Eso se acerca a lo que Abraham Maslow propone en su teoría acerca de la motivación: Distintas personas tienen distintas necesidades e intereses que son complejos por naturaleza. Usualmente una necesidad mayor no puede ser realmente cubierta si una necesidad más básica no se ha cubierto. De manera similar, posiblemente estaremos más interesados en un buen balance entre la satisfacción de todas nuestras necesidades, de lo que podríamos estar en cuanto a recibir mucho en una sola categoría (dinero) y nada en ninguna de las demás.

Entonces ¿qué más puede estar incluido en lo que la jerga gerencial llama "paquete de compensación"? ¿Cómo puede usted evaluar todo lo que su trabajo tiene realmente para ofrecerle? ¿Cómo determinar si su oferta de trabajo es verdaderamente llamativa para los miembros de su equipo? ¿Cómo se puede comparar equitativamente lo que ofrece una posición frente a una potencial oportunidad?

Primero que todo, alineamiento

Antes de preguntarse si usted es bien pagado o no, existe una pregunta más importante. Una pregunta que indaga si usted está trabajando en un lugar que calza bien con usted, y en  un lugar en el que usted calza adecuadamente. Responder esta cuestión puede parecer truculento al inicio, pero vale la pena el esfuerzo. Existen algunas preguntas más directas que pueden ayudar a clarificar la cuestión: ¿qué le motiva a usted? ¿cuáles son sus valores? ¿cuáles son sus metas profesionales y sus aspiraciones? ¿cuál es la cultura de su organización, puede describirla? ¿cuáles son los valores que esta tiene? ¿cómo hacen las cosas? ¿existen coincidencias entre ambos juegos de respuestas? Aún si ya las hemos respondido anteriormente, es útil replantearlas de tiempo en tiempo pues nos permiten entender dónde estamos, de dónde venimos y hacia a dónde queremos ir.

¡De eso se trata el alineamiento! Existen organizaciones con desempeño deficiente, y existen empleados con desempeño deficiente. No obstante, algo que sucede más seguido son los empleados con un desempeño adecuado que trabajan para compañías que hacen bien las cosas, pero que tienen poco alineamiento entre sí. Usted puede tener un salario excelente, pero si usted hace algo que al final no le gusta, ó en un lugar con el que no se identifica, su satisfacción decrecerá tarde o temprano. Las preguntas anteriores le brindarán los insumos que necesita para evaluar su actual compañía, su puesto y su paquete de compensación. O el grado de alineamiento que un miembro de su equipo ó un potencial miembro de su equipo pueda tener con el mismo.

El Efectivo es Rey

Si bien es cierto que el dinero no es la única cosa a tomar en cuenta al pensar en una posición profesional, también es cierto que en nuestra sociedad el dinero es una parte importante de casi todo lo que hacemos.  Ya sea que nos guste o no. Esto significa que el salario o nuestras ganancias son una parte importante de lo que hacemos. Así que, usted debería interesarse no solo en recibir su salario cada mes, sino también en otros aspectos que podrían ahorrarle dolores de cabeza si logra ponerlos a jugar de su lado.

Lo primero es saber si le están pagando lo acordado a tiempo todos los meses. Esta pregunta posiblemente sea redundante si usted trabaja para una compañía seria, pero no necesariamente. Si la respuesta es no, le sugiero que empiece a buscar una compañía que tenga más cuidado de las necesidades de su gente. Usted no necesita unirse a una corporación internacional para asegurarse un lugar que hace bien lo elemental. Muchas empresas pequeñas y medianas son bien administradas. Una pregunta similar es si la compañía tiene la reputación de honrar sus deberes tributarios y otras leyes pertinentes; si no la tienen, ellos pueden meterse en problemas; si ellos se meten en problemas, su cheque de nómina o incluso usted mismo pueden terminar en problemas.

Si usted está interesado en una oportunidad, lo importante es asegurarse que usted está comparando naranjas con naranjas y no naranjas con manzanas. Necesita llevar a cabo sus debidas diligencias para comprender lo que está detrás del número frente a usted, y lo que está detrás del paquete de compensasción como tal. Un número más alto no necesariamente significa que le irá mejor. También está la cuestión acerca de cuánto más alto es el número; y también cómo sus costos cambiarán si usted decide moverse.

Beneficios en Especie

Sus necesidades pueden ser muy distintas de las de otra persona. También pueden cambiar para usted mismo según la época. Dependiendo de sus necesidades e intereses, usted ciertamente puede valorar beneficios distintos al dinero, o al menos distintos del número en su cheque de pago. Debido a la naturaleza de estos beneficios, las empresas normalmente son hábiles para determinarlos y definir aquellos atractivos para sus empleados o talento meta (o deberían ser buenas en ello).

Estos paquetes pueden ser muy diversos, por ejemplo, pueden ir desde políticas acerca de vacaciones y días libres, seguro médico y de vida, presupuesto para actividades del equipo de trabajo, capacitación y desarrollo profesional, bonos por desempeño para empleados; hasta la asignación y uso de vehículos, asistencia para la reubicación y bonos para ejecutivos.

Así que comprenda lo que incluye el paquete, cuánto se alinea esto con sus necesidades actuales y cuánto valor representa eso para usted. Esto es aún más importante si usted está evaluando una potencial oportunidad. Tenga en mente también que estas condiciones pueden variar de una unidad de negocios a otra dentro de la misma compañía. Así que tómese el tiempo para hacer las preguntas pertinentes que le permitan tomar decisiones acertadas. También asegúrese de no dar por sentados los beneficios de los que goza actualmente. Para algunos de nosotros la decisión de perseguir oportunidades distintas descansa en un umbral mínimo que establecemos para justificar el esfuerzo que ir a un nuevo lugar representa. Aún si este umbral resulta positivo en favor del nuevo lugar, bien puede que no valga la pena si es muy bajo.  

Perspectiva Global

Su trabajo le ofrece, o debería ofrecerle, más beneficios que solamente su salario. El conjunto de beneficios que usted obtiene es lo que se denomina el paquete de compensación. Estos beneficios cambian de empresa en empresa y de industria en industria. Como el nombre lo implica, constituyen un paquete. Si usted desea obtener el mayor provecho del mismo, debe tener muy claro cuáles son estos beneficios, cómo se traducen en valor monetario y, más importante, cómo usted los valora en su conjunto; dependiendo de sus circunstancias e intereses. Al seguir este proceso usted puede descubrir que es mejor pagado de lo que piensa, o que es tiempo de buscar otras oportunidades. Es algo muy arriesgado tomar tales pasos sin un adecuado proceso de decisión.

- Sergio Calvo.
Artículo Semanal #2

You work hard, get paid right!

A few weeks ago an add on the Atlanta subway called my attention. It was from a small law firm offering  advice for claims on people's salaries. Its heading was atractive: You work hard. Get paid right! Who doesn't want to get paid right? Ok, but what do we mean when we say to get paid right? The answer on top of mind could be a very high amount on the payment form. However most of the time there will be someone else earning more than us, and most of the time there will be somebody else earning less than us. A good salary for someone could be average or even poor for another person. Even for the same person it can change at different times. 

Wait a second! It is not all about the money, right? Again, that would depend. But in general terms yes, that is not necessarily all about the money. That's pretty much what Abraham Maslow proposes in his theory about motivation: Different people have different needs and interests, and these are complex in nature. Usually a higher need can't be really covered until a more basic one has been covered. In a similar way, we´ll probably be more interested in a good balance among all our needs, than we would be about getting all in a single category (money) and nothing in all others.

So, what can be embedded into what the management jargon calls a "compensation package"? How can you assess what your job really has to offer you? How to assess if your job offer is truly appealing to your team members? How can you fairly compare what your current position offers against a potential opportunity?

Alignment, first and foremost

Before asking if you are getting paid right or not, there is a more important question. A question that asks if you are working in a place which is a good fit for you, and a place where you can fit properly. Answering that can look tricky at first, but it is worth the effort. There are some direct questions that can help to clarify that. What drives you? What are your values? What are your professional goals and aspirations? What's the organizational culture of your company? What are their values? How do they do things? Is there a match between both sets of answers? Even if we have answered them before, it is useful to ask them from time to time; they allow us to understand where we are, where do we come from and where do we want to go.

That is what alignment is all about! There are organizations with poor performance, and there are employees with poor performance. However,  something that happens more often is an employee with an adequate performance working for a company performing well, but with poor alignment between one another. You can have an extremely good salary, but if you do something that at the end of the day you don't like, or in a place that you don´t like, your satisfaction will decrease sooner or later. The questions above will provide you with the insights you need when assessing your current company, position and compensation package. Or the degree to which your organization fits a current team member or potential team member.

Cash is King

While it is true that cash is not the only thing to consider when thinking about a professional position, it is also true that in our society money is an important part of everything we do. Wether we like that fact or not. This means that the salary is an important part of what we do. So, you should be interested not only in getting the pay check every month, but in some other aspects that can save you headaches if you put them to play on your side.

First is to know if you are getting paid what was agreed, on time and every month. If you work for a serious company that´s probably a redundant question, but not necessarily. If you are not, I suggest you to start looking for a company which cares more about the needs of their people. You don´t need to join a global corporation to ensure it is a place that does right the basic things. Many small or medium companies are well managed. A similar question is if the company has a reputation of honoring its tax duties and other pertinent laws, if they don´t, they can get in trouble; if they get in trouble, your pay check or even yourself may end up in trouble.

If you are looking into an oportunity, it is important to make sure that you are comparing oranges to oranges and not oranges to apples. You need to make your due dilligence to understand what´s behind the number you have in front of you, and behind the overall compensation package. A higher number doesn´t necesarily mean that you will do better. Also there is the question about how much higher is the number; and how your costs will change if you decide to make the change.


Benefits in Kind

Your needs can be very different from those or another person. They can also be very different for yourself from one season to another. Depending on what your needs and interests are, you can certainly value benefits which are different from money, or at least different from a number in your pay check. Because of the nature of such benefits, companies are usually good at determining what these are (or they should be good at it), so they can craft their compensation packages in an appealing way for their employees.

These packages can be really diverse, for example they can range from policies around time off and holidays, medical and life assurance, budget for team activities, professional training and development, performance bonuses for employees, etc; all the way up to car assignment and usage, relocation assistance and bonuses for executives.

So understand what is included in the package, how much it aligns with your current needs and how much value that represents for you. This is even more important if you are assessing a potential opportunity. Keep also in mind that these conditions can change from one business unit to the other, even in the same company. So take the time to ask the appropriate questions to make your decisions in an appropriate manner. Also make sure that you do not take for granted the benefits that you currently have. For some of us the decision to pursue a different opportunity relies on a minimum threshold we set to justify the effort that going to another place requires. Even if the threshold is positive and favors a new place, if it is too low it may just not be worth it.   

Overall Perspective

Your job can offer you, or should offer you, more benefits than just your salary. The set of benefits that you get is the so called compensation package. These benefits change from company to company and from industry to industry. As the name implies it, they are a package. If you want to get the most of it, you should have very good clarity on what those are, how they translate into actual money and, more important, how much do you value them as an overall set; depending on your circumstances and interests. By following this process you can discover that you are getting paid better than you think, or that it is time for you to pursue other opportunities. It is too risky to take those decisions without an apropriate decision making process.

- Sergio Calvo.
Weekly Article #2

¿Cómo mejorar su desempeño usando la gestión de tiempo?

Imagine un atleta olímpico como Usain Bolt ó Michael Phelps. Ellos son disciplinados. Lo suficiente como para levantarse antes del amanecer e ir a prácticas diariamente. Ellos trabajan duro. Sus entrenadores guardan cuidadosos registros de sus tiempos de práctica. Ahora imagine que por alguna extraña razón, estos registros siempre indicaran el mismo tiempo de competición 08:00:00, sin importar realmente qué hicieron ellos. ¿Qué cree usted que le haría eso a su desempeño olímpico? ¿Les brindaría nociones de cómo mejorar?

Como profesionales no compartimos su impresionante nivel en el deporte. Algo que definitivamente sí compartimos es que cada día venimos a trabajar. Tal vez al igual que a ellos, también nos guste encontrar maneras de hacer mejor lo que hacemos. 

Igual que el registro apropiado del tiempos de competición les permite a ellos ir siempre más allá, nuestro registro del tiempo también puede marcar una diferencia en nuestro desempeño. Puede prevenir que nos desempeñemos siempre de la misma manera, una y otra vez, sin crear valor. Aquí hay algunos consejos para ayudarle a aprovechar la gestión de tiempo para su beneficio.

Consiga un Controlador de Tiempo – Registrar el tiempo que usted trabaja cada día es un buen paso; esto mostrará cuánto trabaja realmente usted, y también facilita el cobro. Sin embargo este registro general no muestra cómo está usando usted el tiempo. Esto es un problema si su gerente le pregunta algo como: - Cuál tarea le está consumiendo la mayoría de su tiempo? - O algo como: - Páseme un desgloce de tiempo para sus tareas actuales. Justo como me pasó a mí años atrás. Me sonrojé mientras tuve que empezar a hacer estimados educados. 

Para muchos de nosotros sería molesto escribir la hora cada vez que iniciamos algo y hacer varias sumas al final del día. Por fortuna no necesitamos hacerlo. Se puede utilizar una herramienta de control de tiempo. Es como tener un entrenador o asistente digital que registra su tiempo de trabajo.

Existen muchas herramientas disponibles. En mi caso utilizo Grindstone 2 desde hace algunos años con buenos resultados Más info aquí. Este permite crear tareas, asignarlas a proyectos y tiene una barra de registro rápido. Usted puede iniciar o detener el reloj con solo un click. De esta manera usted puede usar la herramienta para registrar el tiempo que usted dedica a una tarea, y también permite producir reportes de la manera cómo lo invierte proporcionalmente entre sus asignaciones.

Sea Flexible – Luego de un par de semanas de registrar su tiempo, usted podría sorprenderse de lo que dicen los reportes. ¡No entre en pánico!  Si usted nunca ha hecho esto antes, no espere ser una estrella en unos días. Esto sería frustrante y realmente no le ayudaría a mejorar su desempeño. Dese un tiempo para acostumbrarse y producir un estrés sano que le rete a realizar más con su tiempo, no un estres asfixiante que le paralice.

Aquiera el Hábito – comprométase a registrar su tiempo por un período de tiempo definido. Digamos un mes. Trate de apegarse al registro durante este período. Luego usted puede evaluar sus resultados y tomarlo a partir de ahí. Recuerde que esto hará una diferencia solo si lo hace de manera consistente en el largo plazo. Esto es un reto sobre todo si usted viene de una cultura como la mía, donde no se acostumbra registrar casi nada en la vida diaria.

Tenga un Plan de Acción – Luego de este tiempo usted tendrá un mayor control sobre su tiempo y sus tareas. Posiblemente lo aprovechará más. No se sonrojará si su gerente le pregunta con respecto a sus esfuerzos y distribución de tiempo. A partir de los reportes, usted puede planificar de manera realista cambios y ajustes pertinentes. Usted tendrá un camino más claro sobre cómo mejorar en el uso de su tiempo.

- Sergio Calvo.
  Artículo Semanal #1

How to improve your performance with time tracking?

Let’s picture an olimpic sports star like  Usain Bolt or Michael Phelps. They are disciplined. Disciplined enough to wake up before sunrise and make it to the practice every day. They work hard. Their trainers keep careful logs of the time devoted to practice. Let’s imagine a bit further that for some weird reason, those records show the same competition time at the end of each practice, 08:00:00 no matter what they really did. What do you think this would do to their performance? Would it provide therm insights to improve?

As professionals we do not share their outstanding sports level. Something we certainly share is that we come every day to work. We like to find ways to improve what we do and how we do it . Just like them.

As proper tracking of their competition times allows them to push further, our time tracking can also make a difference in our performance. It can prevent us from performing in the same way over and over again. Here are some hints to help you put this habit on your side.

Get a time tracker – Tracking the time you work every day is a good step; it will show how much you work and it will allow billing of your time. Something it can’t do is show how you are spending your time. This becomes an issue if your manager asks something like: -Which task is consuming most of your time?  Or – Give me a break-down of your time efforts – Just like it happened to me time a long time ago. I blushed as I had to start best guessing.

For many of us it would be annoying to write down the hour each time we start something and make sums at the end of the day. You don’t need to do it. You can use a time tracking tool. It is like having a digital trainer or assistant that logs your efforts while you practice.

There are a number of tools available. I’ve been using Grindstone 2 for a few years with cool results More info here. It lets you create tasks, link them to projects and have a recording toolbar. You can start or stop the clock with just a click. It will record the time you devoted to a task and it can also produce reports on how you spend your time among your tasks.

Be flexible – After a couple of weeks of tracking, you will likely be surprised about what the reports say. Do not panic!  If you never did something like this before, don’t expect to be a pro by next week. This would be frustrating and will not really help your performance. Get yourself some time to get used to it and to produce a healthy stress that challenges you to do more, not bad overwhelming stress.

Make it a habit – make a commitment to track for a defined period. Let’s say a month. Try to stick to it during this period. Then you can evaluate your results and take it from there. Remember, this will make a difference if you do it consistently in the long run. This is a challenge if you come from a culture like mine which is not really used to tracking things.

Plan for Action – After this time you will be more on top of your time and your tasks. You will likely waste less time. You won’t blush if your manager asks about your workload or effort breakdown. You can look at the reports and know if you are devoting your time to the right tasks. You can plan to make changes and adjustments. You have a clearer path on how to improve.

- Sergio Calvo.
Weekly Article #1