El Descanso

Río Celeste es una de las muchas buenas escapadas disponibles en costa Rica. Una zona con una importante herencia indígena, impresionantes recursos naturales y un río que debido a influencia volcánica literalmente va por su nombre. Esta semana comparto algunas pocas líneas acerca del descanso mientras gozo del privilegio de ponerlas en práctica mientras paso esta temporada de descanso con mi familia por acá. 

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Vaya de Vacaciones! – He conocido colegas que gustan de acumular sus vacaciones durante largos periodos para luego irse también por periodos prolongados, solo porque así les gusta. Yo tengo una perspectiva un tanto diferente. Trato de tomar todas mis vacaciones disponibles cada año en dos ó tres períodos. Aquí lo importante no es tanto cómo le guste tomarlas. Es más importante preguntar: ¿ toma sus vacaciones? No se deje llevar confundiendo trabajo duro con no tomar nada de vacaciones. Aun si de tiempo en tiempo necesita prescindir de las vacaciones para enfocarse en un proyecto. No haga de esto un hábito permanente. De otra manera recordara que usted es un humano con necesidad de descanso de la manera difícil. 

Asegúrese de que lo merece – menciono esto porque de hecho trato de hacerme la pregunta a mí mismo de tiempo en tiempo. Es satisfactorio poder alejarse de su trabajo sabiendo que usted se ha desempeñado bien en aquello que le pagan para hacer. Si en algún momento la respuesta a esta pregunta no necesariamente es positiva, entonces saque el máximo rédito a sus vacaciones recargando sus baterías para una mejora a su regreso. 

Planee oportunamente – los espacios libres no surgen en la agenda mágicamente. Hay espacio para las cosas que a uno le interesan y para las que abre esos espacios. Si usted no maneja su agenda, otras personas lo van a hacer según sus intereses. Así que asegúrese que su familia y sus vacaciones tienen los lugares que les corresponden. Esto significa que hay que hacer planes con al menos un par de meses de antelación, de manera que usted pueda calzar la disponibilidad de su familia con las demandas de los proyectos que lidera. 

Comparta las noticias – vivimos en un mundo altamente conectado. Muchos miembros de equipo y colegas dependen del trabajo que usted realiza, los planes que lleva a cabo, el código que desarrolla. Comunique tempranamente las temporadas de vacaciones acostumbradas en su país y que usted piense tomar, así como los días feriados. Asegúrese de hacerle saber sus planes a su audiencia y cómo pueden ellos proceder mientras usted no está (asigne un reemplazo que lidie con lo más urgente). A algunos pocos de ellos deberá consultarles si están de acuerdo con sus planes. Para otros será suficiente con solo una amable noticia. Esto le evitara algunos momentos incomodos al regresar. 

Una cosa más – Si usted es un gerente de proyectos o un gerente, usted definitivamente querrá ponderar todo el tiempo de vacaciones y feriados de los miembros del equipo que lidera. Especialmente si le toca lidiar con restricciones demandantes de tiempo o de carga de trabajo. Es muy fácil hacer calendarizaciones tontas asignando a cada miembro del equipo 52 semanas de disponibilidad por año. Esto tal vez sea cierto para propósitos de pago pero definitivamente no para tiempo efectivo. 

Le deseo muy felices Pascuas de Resurrección! 

- Sergio Calvo

Gestionando la Ruta Crítica

Un Proyecto es por definición un emprendimiento temporal. Es decir que tiene un punto de inicio definitivo y un punto de término definitivo. No importa si es un pequeño esfuerzo de mejoramiento de la casa; ó un mega negocio de bienes raíces que involucra millones de dólares y años de desarrollo. Como Gerente de Proyectos usted está a cargo de determinar, calendarizar, y  manejar todas las actividades y recursos requeridos para completar el esfuerzo en el horizonte de tiempo solicitado.

En un Proyecto pequeño tal como una mejora de la casa, usted tal vez tenga solamente un juego o ruta de actividades. En otras palabras solo una actividad al comienzo, seguida por más actividades que se realizan en secuencia hasta llegar a una actividad final que completa su esfuerzo. Una vez que se llega a proyectos de cierta magnitud, habrán varios conjuntos de actividades que dependen entre sí pero que se llevan a cabo de manera independiente y en paralelo a otras. Tal y como en el desarrollo Inmobiliario.

De todas estas rutas de actividades en el Proyecto, la Ruta Crítica es el conjunto de actividades dependientes entre sí que va a requerir el tiempo más largo para completarse durante la ejecución del Proyecto. Como tal será el conjunto de actividades que determine la fecha más temprana posible para completar su Proyecto. Se le llama Crítica para reflejar el hecho de que si cualquiera de esas actividades toma más tiempo del esperado en completarse, la fecha global de finalización del Proyecto será impactada. Cualquier actividad en otras rutas tiene algún espacio para retrasarse antes de impactar al Proyecto mismo, pero no la Ruta Crítica. Sí, usted puede tener más de una Ruta Crítica en el mismo Proyecto. Y usted también puede tener actividades en rutas cuasi Críticas que no tomen tanto tiempo como la Ruta Crítica, pero que pueden estar muy cercanas a esa duración.

Dado el impacto que un retraso en este conjunto de actividades representa para el proyecto, se necesita una atención especial en todas las fases del proceso de Administración de Proyectos. La primera medida de seguridad con respecto a estas actividades, y la más elemental de todas, es de hecho identificar esta ruta para su Proyecto. Esto puede ser algo tedioso si usted viene de una cultura donde realmente la gente no acostumbra preocuparse por estar retrasado. Sin embargo vale el esfuerzo puesto que puede prevenir los potenciales daños morales y financieros asociados a un Proyecto que se entrega tarde.

Una vez que la misma se ha determinado usted puede querer revisar los miembros del equipo que están asignados a estas actividades. Podría querer hacer arreglos para que estas sean completadas por miembros del equipo experimentados y hábiles. Por otra parte, si la mayoría de estas actividades resultan estar asignadas a miembros novatos del equipo, usted puede tener ahí un factor de riesgo importante para el calendario del Proyecto como tal.

Pueden utilizarse herramientas como el Fast Tracking o el Crashing para estas actividades, de manera que la Ruta Crítica pueda tomar menos tiempo para completarse. Si estos esfuerzos son exitosos, y el tiempo requerido para completar la Ruta Crítica disminuye; otra ruta de actividades del Proyecto se convertirá en la nueva Ruta Crítica y así sucesivamente. Estas técnicas también se utilizan cuando se evalúa la factibilidad de reducir la duración total del Proyecto.

Tenga presente que la Ruta Crítica, igual que el calendario entero del Proyecto, confía en los estimados brindados por los miembros del equipo para las actividades correspondientes. Por esto es muy importante que estos estimados sean tan exactos como sea posible, elaborados por miembros del equipo con alguna experiencia en el mismo tipo de actividad que debe realizarse. Idealmente la persona realizando el estimado y la persona llevando a cabo la tarea debe ser la misma. De otra manera los estimados serán solamente tiros a ciegas que pueden terminar impactando el Proyecto.

Al igual que con muchos otros aspectos del proceso de Administración de Proyectos, revisar y controlar son pasos vitales. Usted no puede gestionar lo que no se revisa ni se mide. Es por esto que debe mantenerse al tanto de cualquier cambio en la duración de las actividades conforme el Proyecto se ejecuta, de forma que pueda detectar cualquier variación a tiempo y actuar en consecuencia. Esto es particularmente cierto para algo como la Ruta Crítica.

- Sergio Calvo.

Sigamos al Sol!

Mi sábado este pasado fin de semana inició a las 3:45 am hora local para hacer alguna Administración de Proyectos interesante. A las 4:00 am debía tomar el control de una colega Administradora de Proyectos que inició el trabajo de nuestro fin de semana el día antes. Habría sido muy difícil para ella quedarse toda la noche, no obstante era más manejable pues estaba trabajando de una zona horaria un par de horas atrás de mí. Por las siguientes 8 horas yo serviría como el punto principal de coordinación entre nuestros clientes, localizados algunas horas adelante de mí, y nuestros equipos técnicos ubicados en 3 continentes diferentes. Después de mi turno, otro colega Administrador de Proyectos continuaría a cargo de nuestro trabajo y luego yo regresaría para trabajar otras 4 horas para terminar el producto acordado para el fin de semana, al final del día.

Este modelo de trabajo se denomina seguir el sol y es el modelo de trabajo de facto en cualquier corporación global en nuestros días. Este nombre refleja el hecho de que en cualquier momento dado es de día en alguna parte del planeta. Por lo que si usted tiene gente de todo el mundo trabajando en equipo, usted puede tomar ventaja al tener a alguien progresando todo el tiempo; sin la necesidad de quemar a ningún miembro del equipo. Aún si usted trabaja en un negocio pequeño ó mediano, posiblemente se topará con estas situaciones alguna vez si su cliente es una compañía de cierto tamaño, ó si está basado en una zona horaria diferente. Esto involucra una serie de retos que no deben tomarse a la ligera.

Mientras descanso de la demandante jornada que tuve ayer; comparto aquí algunas experiencias para ayudarle a enfrentar este tipo de reto.

Espere un segundo! – Usted podría pensar algo así como: bueno, por qué debería yo de preocuparme por esa cosa a la que usted le llama modelo de trabajo? Bueno, existen diferentes factores.

Primero, si usted trabaja para una corporación ó trabaja en una industria donde interactúa frecuentemente con clientes alrededor del mundo, este es el modelo usual. Sea que lo sepa o no, sea que le guste o no. Si usted realmente quiere avanzar su carrera en estos contextos, no podrá evitar este tipo de proyecto por siempre.

Luego está la cuestión de la naturaleza del proyecto; existen casos como el proyecto que llevamos a cabo ahora en donde se lidia con los sistemas de información de grandes compañías, sistemas que mantienen la operación de su negocio. No existe otro tiempo para trabajar con ellos más que el fin de semana, siguiendo protocolos muy específicos y ejecutando de acuerdo con un cronograma complejo y exigente. Si se quiere tener éxito en este tipo de proyecto, se necesita alineación con su naturaleza y restricciones inherentes.

Agua en el Desierto  – En este ambiente global usted trabajará con muchas personas haciendo muchas cosas distintas. Dentro de su compañía, con su cliente, y con las terceras personas que seguramente estarán involucradas. Una lista de contactos completa y comprensiva, incluyendo cada equipo y cada miembro de equipo involucrado en el esfuerzo es como tener agua en el desierto. Sin un instrumento como este la cantidad de tiempo y energía que usted desperdiciará buscando al amigo correcto que usted necesita para realizar una tarea no tendrán límite.

Quién está despierto en este momento? – Usted debe tener alguna certeza con respecto a quien está trabajando o está listo para trabajar en un momento dado. Dadas las diferentes zonas horarias involucradas en un Proyecto, no se puede dar por sentado que el colega ubicado en la esquina opuesta del mundo estará listo para accionar en el mismo momento que usted lo está. Planee con anticipación. Si hay diferentes turnos involucrados, requiera a cada equipo que confirme los miembros que estarán a cargo de cada uno. Si pasó algo por alto, comuníquelo inmediatamente.

Comunicación Efectiva – Usted debe gestionar la comunicación efectivamente. Asegurándose de que el mensaje alcanzó el otro lado, que fue comprendido tal y como usted deseaba comunicarlo. Más importante, hay que asegurarse que el mensaje ocasionará la acción pertinente a tiempo. Pongámoslo de esta manera: enviar un correo electrónico o poner una solicitud en un sistema no tiene nada que ver con lograr que algo se haga. Un   correo electrónico posado en una bandeja de entrada ó una solicitud envejeciendo en algún sistema no hacen las cosas. Las personas hacen las cosas. Para el curso normal del negocio usted tal vez tenga el lujo de esperar algún tiempo para saber si el correo electrónico se recibió bien, o si la solicitud fue atendida. Si el tiempo es restringido o si lo que usted necesita que se haga es importante, use al menos el chat. Idealmente tome el teléfono y hable con la persona para asegurarse que ambos están en la misma página. Usted debe usar su juicio cuidadosamente para diferenciar cada situación. Si usted no se encuentra seguro con respecto a algo, comuníquese hasta que esté seguro. 

Inteligencia Emocional – Trabajar largas jornadas durante el fin de semana, temprano en la mañana o en medio de la noche no es algo fácil. No importa si a usted le gusta trabajar duro ó si no necesita mucho tiempo de sueño. Es probable que usted se vea en la necesidad de despertar a alguien, o de llamar en momento poco oportuno, etc. Algunas personas tienen personalidades flexibles y serán receptivos a sus solicitudes; otros son muy estructurados y no necesariamente reaccionarán de manera muy positiva a algo como eso. Usted necesita tener esta realidad presente en todo momento y actuar de manera empática en cualquier interacción. Tome un tiempo para saludar, ofrezca una disculpa si es inoportuno, agradezca cualquier colaboración.

Balance Vida y Trabajo – Este tipo de esfuerzo definitivamente tiene un impacto en en el equilibrio entre su vida y su trabajo, y en la vida de sus seres queridos. Tenga en mente sus necesidades y considérelas junto con los esfuerzos que realiza como parte del proyecto. Recuerde que sus miembros de equipo y sus familias también sufrirán este impacto. Es su responsabilidad abogar a su favor tanto como sea posible. Planee con anticipación tanto su tiempo personal como su trabajo. Este es un ritmo muy demandante al que usted deberá ajustarse, coordine con su empleador y sus superiores para ser compensado de alguna manera por el tiempo que usted ha invertido. No sería realista pretender tener de vuelta todo este tiempo, el objetivo es mantener un balance saludable.

Aún si usted no trabaja para una empresa global, si usted está involucrado en Administración de Proyectos, usted enfrentará este tipo de situación en algún momento.

- Sergio Calvo

¿Cómo mejorar su desempeño usando la gestión de tiempo?

Imagine un atleta olímpico como Usain Bolt ó Michael Phelps. Ellos son disciplinados. Lo suficiente como para levantarse antes del amanecer e ir a prácticas diariamente. Ellos trabajan duro. Sus entrenadores guardan cuidadosos registros de sus tiempos de práctica. Ahora imagine que por alguna extraña razón, estos registros siempre indicaran el mismo tiempo de competición 08:00:00, sin importar realmente qué hicieron ellos. ¿Qué cree usted que le haría eso a su desempeño olímpico? ¿Les brindaría nociones de cómo mejorar?

Como profesionales no compartimos su impresionante nivel en el deporte. Algo que definitivamente sí compartimos es que cada día venimos a trabajar. Tal vez al igual que a ellos, también nos guste encontrar maneras de hacer mejor lo que hacemos. 

Igual que el registro apropiado del tiempos de competición les permite a ellos ir siempre más allá, nuestro registro del tiempo también puede marcar una diferencia en nuestro desempeño. Puede prevenir que nos desempeñemos siempre de la misma manera, una y otra vez, sin crear valor. Aquí hay algunos consejos para ayudarle a aprovechar la gestión de tiempo para su beneficio.

Consiga un Controlador de Tiempo – Registrar el tiempo que usted trabaja cada día es un buen paso; esto mostrará cuánto trabaja realmente usted, y también facilita el cobro. Sin embargo este registro general no muestra cómo está usando usted el tiempo. Esto es un problema si su gerente le pregunta algo como: - Cuál tarea le está consumiendo la mayoría de su tiempo? - O algo como: - Páseme un desgloce de tiempo para sus tareas actuales. Justo como me pasó a mí años atrás. Me sonrojé mientras tuve que empezar a hacer estimados educados. 

Para muchos de nosotros sería molesto escribir la hora cada vez que iniciamos algo y hacer varias sumas al final del día. Por fortuna no necesitamos hacerlo. Se puede utilizar una herramienta de control de tiempo. Es como tener un entrenador o asistente digital que registra su tiempo de trabajo.

Existen muchas herramientas disponibles. En mi caso utilizo Grindstone 2 desde hace algunos años con buenos resultados Más info aquí. Este permite crear tareas, asignarlas a proyectos y tiene una barra de registro rápido. Usted puede iniciar o detener el reloj con solo un click. De esta manera usted puede usar la herramienta para registrar el tiempo que usted dedica a una tarea, y también permite producir reportes de la manera cómo lo invierte proporcionalmente entre sus asignaciones.

Sea Flexible – Luego de un par de semanas de registrar su tiempo, usted podría sorprenderse de lo que dicen los reportes. ¡No entre en pánico!  Si usted nunca ha hecho esto antes, no espere ser una estrella en unos días. Esto sería frustrante y realmente no le ayudaría a mejorar su desempeño. Dese un tiempo para acostumbrarse y producir un estrés sano que le rete a realizar más con su tiempo, no un estres asfixiante que le paralice.

Aquiera el Hábito – comprométase a registrar su tiempo por un período de tiempo definido. Digamos un mes. Trate de apegarse al registro durante este período. Luego usted puede evaluar sus resultados y tomarlo a partir de ahí. Recuerde que esto hará una diferencia solo si lo hace de manera consistente en el largo plazo. Esto es un reto sobre todo si usted viene de una cultura como la mía, donde no se acostumbra registrar casi nada en la vida diaria.

Tenga un Plan de Acción – Luego de este tiempo usted tendrá un mayor control sobre su tiempo y sus tareas. Posiblemente lo aprovechará más. No se sonrojará si su gerente le pregunta con respecto a sus esfuerzos y distribución de tiempo. A partir de los reportes, usted puede planificar de manera realista cambios y ajustes pertinentes. Usted tendrá un camino más claro sobre cómo mejorar en el uso de su tiempo.

- Sergio Calvo.
  Artículo Semanal #1