¿Cómo mejorar su desempeño usando la gestión de tiempo?

Imagine un atleta olímpico como Usain Bolt ó Michael Phelps. Ellos son disciplinados. Lo suficiente como para levantarse antes del amanecer e ir a prácticas diariamente. Ellos trabajan duro. Sus entrenadores guardan cuidadosos registros de sus tiempos de práctica. Ahora imagine que por alguna extraña razón, estos registros siempre indicaran el mismo tiempo de competición 08:00:00, sin importar realmente qué hicieron ellos. ¿Qué cree usted que le haría eso a su desempeño olímpico? ¿Les brindaría nociones de cómo mejorar?

Como profesionales no compartimos su impresionante nivel en el deporte. Algo que definitivamente sí compartimos es que cada día venimos a trabajar. Tal vez al igual que a ellos, también nos guste encontrar maneras de hacer mejor lo que hacemos. 

Igual que el registro apropiado del tiempos de competición les permite a ellos ir siempre más allá, nuestro registro del tiempo también puede marcar una diferencia en nuestro desempeño. Puede prevenir que nos desempeñemos siempre de la misma manera, una y otra vez, sin crear valor. Aquí hay algunos consejos para ayudarle a aprovechar la gestión de tiempo para su beneficio.

Consiga un Controlador de Tiempo – Registrar el tiempo que usted trabaja cada día es un buen paso; esto mostrará cuánto trabaja realmente usted, y también facilita el cobro. Sin embargo este registro general no muestra cómo está usando usted el tiempo. Esto es un problema si su gerente le pregunta algo como: - Cuál tarea le está consumiendo la mayoría de su tiempo? - O algo como: - Páseme un desgloce de tiempo para sus tareas actuales. Justo como me pasó a mí años atrás. Me sonrojé mientras tuve que empezar a hacer estimados educados. 

Para muchos de nosotros sería molesto escribir la hora cada vez que iniciamos algo y hacer varias sumas al final del día. Por fortuna no necesitamos hacerlo. Se puede utilizar una herramienta de control de tiempo. Es como tener un entrenador o asistente digital que registra su tiempo de trabajo.

Existen muchas herramientas disponibles. En mi caso utilizo Grindstone 2 desde hace algunos años con buenos resultados Más info aquí. Este permite crear tareas, asignarlas a proyectos y tiene una barra de registro rápido. Usted puede iniciar o detener el reloj con solo un click. De esta manera usted puede usar la herramienta para registrar el tiempo que usted dedica a una tarea, y también permite producir reportes de la manera cómo lo invierte proporcionalmente entre sus asignaciones.

Sea Flexible – Luego de un par de semanas de registrar su tiempo, usted podría sorprenderse de lo que dicen los reportes. ¡No entre en pánico!  Si usted nunca ha hecho esto antes, no espere ser una estrella en unos días. Esto sería frustrante y realmente no le ayudaría a mejorar su desempeño. Dese un tiempo para acostumbrarse y producir un estrés sano que le rete a realizar más con su tiempo, no un estres asfixiante que le paralice.

Aquiera el Hábito – comprométase a registrar su tiempo por un período de tiempo definido. Digamos un mes. Trate de apegarse al registro durante este período. Luego usted puede evaluar sus resultados y tomarlo a partir de ahí. Recuerde que esto hará una diferencia solo si lo hace de manera consistente en el largo plazo. Esto es un reto sobre todo si usted viene de una cultura como la mía, donde no se acostumbra registrar casi nada en la vida diaria.

Tenga un Plan de Acción – Luego de este tiempo usted tendrá un mayor control sobre su tiempo y sus tareas. Posiblemente lo aprovechará más. No se sonrojará si su gerente le pregunta con respecto a sus esfuerzos y distribución de tiempo. A partir de los reportes, usted puede planificar de manera realista cambios y ajustes pertinentes. Usted tendrá un camino más claro sobre cómo mejorar en el uso de su tiempo.

- Sergio Calvo.
  Artículo Semanal #1