Más allá de la Triple Restricción

Esta semana comento acerca de los elementos adicionales que complementan la Triple Restricción: Riesgo, Calidad y Recursos. Una de las razones de porque con frecuencia se dice que la Triple Restricción realmente no es triple.

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En mi último artículo comenté acerca de la Triple Restricción de Alcance, Tiempo y Costo; que es uno de los bloques de construcción elementales en la Gestión de Proyectos: cómo alinear y tomar decisiones acertadas con respecto a demandas (muy) competitivas. 

Mientras que hay consenso general en que existen otros factores críticos que también compiten en contra de estos tres; no siempre hay acuerdo en cuáles son esos otros elementos. Por ejemplo, algunos autores como Rita Mulcahy utilizan Satisfacción del Cliente en lugar de Recursos. Esta semana explico algunos de ellos: Calidad, Riesgo y Recursos. 

Riesgo – proviene de la palabra Árabe "rizq" que significa "lo que depare la providencia", la Gestión del Riesgo es una de las demandas más retadoras en un proyecto, con impacto seguro en al menos uno o más de los componentes de la Triple Restricción. Mientras que la mayoría del tiempo se usa en el sentido de eventos que pueden hacer que las cosas vayan mal, también se refiere a eventos que pueden hacer que las cosas vayan bien. La idea es tratar de mantener su radar encendido todo el tiempo para intentar captar tan temprano como se pueda todo lo que podría dañar el proyecto y hacer lo posible por controlarlo, y también por tratar de descubrir lo antes posible lo que podría beneficiarle y tratar de propiciarlo. Usualmente requiere una forma pragmática de pensar, según el contexto del proyecto.

Calidad – otro concepto que no es muy fácil de manejar, trata acerca de lo bien que se han cumplido requerimientos, estándares, parámetros o lineamientos. En el escenario más deseable, la calidad debe ser construida (de fábrica) en vez de inspeccionada (luego de construir). En términos llanos esto es que si usted está haciendo algo, vale la pena que lo haga como es debido desde el principio; en lugar de esperar hasta el final para revisar cuán bueno es, y descubrir que usted debe corregir muchas cosas o hacerlo todo de nuevo. La calidad requiere claridad y disciplina, pero también un enfoque realista.

Recursos – esto es lo que usted tiene disponible (personas y recursos) para completar el proyecto, estos elementos pueden impactar las otras restricciones. No es lo mismo llevar a cabo un proyecto con un equipo joven y de poca experiencia que un equipo de colegas experimentados. La disponibilidad de recursos específicos o sus características sin duda alguna van a afectar los resultados de su proyecto.

Al final de las calzadas (la frase es de un amigo y me gusta mucho) la Triple Restricción es un modelo conceptual para ayudarnos a comprender la naturaleza de un proyecto, su propósito y los numerosos elementos que deben alinearse, equilibrarse y priorizarse para acertar. No es tan relevante el marco de referencia que usted utilice para llevar a cabo su trabajo, como el hecho de que debe ser sistemático, consistente y disciplinado; de otra forma usted podría encontrarse perdida (o) en lugar de encontrarse gestionando el proyecto.

Que tenga una semana provechosa!


- Sergio Calvo

La Triple Restricción

Le dejo hoy con uno de los conceptos clave en Gerencia de Proyectos. La triple restricción Alance, Tiempo, y Costo. Estos se encuentran en el núcleo de la disciplina y cualquiera interesado en lograr el éxito en un proyecto debería mantenerse al tanto de las bases de su relación.

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Usted no puede tener todo lo que quiere todo el tiempo. Esto es tan cierto en Gerencia de Proyectos como lo es en la vida misma. Entre más lo niegue, más probable es que lo sufra. Está bien tratar de obtener tanto como se pueda con lo que se tiene. Pero también es prudente estimar cuándo ya no es posible presionar más para evitar así perjudicar los objetivos del proyecto que persigue.

Esto es lo que la tripe restricción nos recuerda.

Está el alcance - el producto, el resultado, o el servicio que se quiere alcanzar. Todo lo que se desea hacer o conseguir; y no menos importante, lo que no se quiere o o es posible conseguir.

Está el tiempo - ¿cuánto se va a tardar en obtener el producto, el resultado o el servicio deseado?

Está el costo - ¿cuánto va a costar obtener el producto, el resultado, o el servicio deseado para la fecha que se desea?

Estos tres se restringen entre ellos. Entre más quiera usted llevar a cabo, más probable es que su costo aumente y posiblemente más tiempo se requiera. Entre menos tiempo tenga usted para llevar las cosas a cabo, posiblemente más alto será su costo, o eventualmente tendrá que pedir menos para salir a tiempo. Un aumento en sus costos por cualquier razón posiblemente le forzará a reducir lo que quiere conseguir, o hacerlo en menos tiempo, o ambos.

Es solo que así es como trabajan. Su rol como líder es mantenerse al tanto de esta relación inherente, monitorearla  y documentar adecuadamente cómo un cambio en alguno de los componentes de la tripleta afecta a los otros, mantenerse aterrizado al respecto y usar sus habilidades y las del Equipo del Proyecto para hacer lo más que se pueda, por el mejor costo posible y en el menor tiempo posible. 

Eso es más fácil decirlo que hacerlo.

De hecho usted puede escoger mirar hacia otro lado en lugar de hacerlo. No obstante la realidad va a volverse en contra suya de la manera difícil  Usted puede terminar trabajando de gratis. Puede quedarse corta en sus compromisos con el cliente. Su clienta puede terminar pagando más de lo esperado u obtener menos de lo prometido. Su proyecto estará en riesgo y eventualmente su reputación sufrirá.

Todos los marcos de trabajo y la teoría de Gerencia de Proyectos se desarrollan para ayudar a los involucrados en la disciplina a manejar estas tres tan efectivamente como sea posible.

Las siguientes preguntas pueden ser útiles al lidiar con esta tripleta:

- ¿Cuándo es la fecha final de entrega para el proyecto?

- ¿Se ha separado el producto, servicio o resultado que se persigue hasta sus componentes más básicos? ¿Sabemos con exactitud qué vamos a construir o implementar?

- ¿Se han calculado todos los costos ? Podría haber a este punto costos hundidos?

- ¿Vamos a trabajar feriados, fines de semana, horas extra? ¿Cómo se afecta el costo?

- ¿Qué dice el contrato acerca del alcance, del tiempo y de los costos?

- ¿Existen multas por retrasos, por dejar por fuera alguna parte, por cobros adicionales?

- ¿Alguno de los elementos del trió está más restringido que los otros?

- ¿Cómo este cambio en alguno de los componentes afecta los otros dos?

Existen otros factores muy relacionados: calidad, recursos y riesgo. Debido a esto algunas personas dicen que la triple restricción en el fondo no es triple. Volveremos sobre estos otros en otra ocasión.

Qué tenga una buena semana! 

- Sergio Calvo