Email: 7 ideas para manejarlo con cuidado

El correo electrónico es una de esas cosas que damos por sentado en estos días. Ha estado ahí por años. Para algunos de nosotros es mucho mas frecuente enviar un correo electrónico que hacer una llamada telefónica. Es una de las herramientas más esenciales y mundanas en una era interconectada. Como tal seria prudente aprender algunos básicos y trucos que nos ayuden a obtener el máximo de esta herramienta, y sobre todo a evitar pifias que podrían llevarnos a algunas experiencias realmente amargas. 

Aquí hay 7 ideas para manejarlo apropiadamente: 

1. 5 DEDOS, 5 CORREOS. Si usted se topa con un hilo de más de cuatro o cinco correos que van y vienen, no envíe el siguiente. O el mensaje es muy complejo para comunicarlo por correo, o algo no esta lo suficientemente claro. Tome el teléfono y hable con la otra persona, u organice una conferencia telefónica para que pueda aclararlo. 

2. NUNCA, nunca, nunca escriba un correo disgustado. Si usted sufre un desencuentro o algo realmente le saca de sus casillas, no escriba un correo hasta que este seguro que ha vuelto a su ecuanimidad completamente. De otra manera se arriesga a levantar ronchas que usted tal vez no quiera levantar. Especialmente si hay personas copiadas. En mi caso aprendí esta lección de la manera difícil años atrás. 

3. INCLUYA solo aquellas personas que en verdad necesitan recibir su mensaje. Es abrumador recibir un correo con copia a la compañía entera solo porque el emisor trata de asegurar una respuesta rápida. También evite copiar a los Gerentes en su primer intento de escalar un problema. No hay que saltar muy alto muy pronto. 

Si no esta seguro consulte con su gerente o su líder de equipo. Ellos tienen una línea de visión mas amplia e inclusive podrían querer elevar algunos temas ellos mismos. 

4. EL ASUNTO esta ahí por una razón. Úselo para comunicar directamente de que se trata el correo. Esto ahorra algún tiempo valioso. Si necesita algo de vuelta tal vez quiera usar notas como: Indicación Requerida> o Respuesta Requerida> o Acción Requerida>, seguida por el asunto. Aproveche abreviaturas como PSI, RE, RV. 

5. MANTENGALO SIMPLE. Usted esta escribiendo un email, no una novela de ciencia ficción. Como tal debería poder comunicar un punto en tres líneas o menos. De otra forma es mucho y perderá la atención de sus lectores. Usted también deberá tener solo unos pocos puntos que cubrir en el correo entero. 

Algunas personas escribimos mucho y con detalles. Si a usted también le pasa, tome el tiempo de armar y resumir el correo. También siéntase libre de cuestionar si requiere una llamada o una conferencia telefónica. 

6. EL DISEÑO es su amigo. Usted puede cubrir distintos puntos para diferentes audiencias en el mismo correo. En estos casos es muy útil usar negritas, listas, cambios de margen, o de color para acomodarlo de manera que saa fácil de entender para los diferentes involucrados. 

MS Outlook tiene opciones de configuración que asignan automáticamente un color distinto cada vez que usted responde a un hilo de correos. Este truco de color también puede ser útil cuando usted responde con respuestas a preguntas. 

7. EL CORREO no logra que las cosas pasen. LA GENTE logra que las cosas pasen. Esta es una muy importante porque tendemos a olvidarnos de ella. El correo electrónico no es en el fondo una herramienta de comunicación en tiempo real. Hay muchas razones por las cuales su correo urgente puede estar estacionado en una bandeja de entrada por un buen rato. Si usted necesita una acción de manera urgente, asegúrese de usar el teléfono. 

¡Hasta la próxima semana! 

- Sergio Calvo.

Sigamos al Sol!

Mi sábado este pasado fin de semana inició a las 3:45 am hora local para hacer alguna Administración de Proyectos interesante. A las 4:00 am debía tomar el control de una colega Administradora de Proyectos que inició el trabajo de nuestro fin de semana el día antes. Habría sido muy difícil para ella quedarse toda la noche, no obstante era más manejable pues estaba trabajando de una zona horaria un par de horas atrás de mí. Por las siguientes 8 horas yo serviría como el punto principal de coordinación entre nuestros clientes, localizados algunas horas adelante de mí, y nuestros equipos técnicos ubicados en 3 continentes diferentes. Después de mi turno, otro colega Administrador de Proyectos continuaría a cargo de nuestro trabajo y luego yo regresaría para trabajar otras 4 horas para terminar el producto acordado para el fin de semana, al final del día.

Este modelo de trabajo se denomina seguir el sol y es el modelo de trabajo de facto en cualquier corporación global en nuestros días. Este nombre refleja el hecho de que en cualquier momento dado es de día en alguna parte del planeta. Por lo que si usted tiene gente de todo el mundo trabajando en equipo, usted puede tomar ventaja al tener a alguien progresando todo el tiempo; sin la necesidad de quemar a ningún miembro del equipo. Aún si usted trabaja en un negocio pequeño ó mediano, posiblemente se topará con estas situaciones alguna vez si su cliente es una compañía de cierto tamaño, ó si está basado en una zona horaria diferente. Esto involucra una serie de retos que no deben tomarse a la ligera.

Mientras descanso de la demandante jornada que tuve ayer; comparto aquí algunas experiencias para ayudarle a enfrentar este tipo de reto.

Espere un segundo! – Usted podría pensar algo así como: bueno, por qué debería yo de preocuparme por esa cosa a la que usted le llama modelo de trabajo? Bueno, existen diferentes factores.

Primero, si usted trabaja para una corporación ó trabaja en una industria donde interactúa frecuentemente con clientes alrededor del mundo, este es el modelo usual. Sea que lo sepa o no, sea que le guste o no. Si usted realmente quiere avanzar su carrera en estos contextos, no podrá evitar este tipo de proyecto por siempre.

Luego está la cuestión de la naturaleza del proyecto; existen casos como el proyecto que llevamos a cabo ahora en donde se lidia con los sistemas de información de grandes compañías, sistemas que mantienen la operación de su negocio. No existe otro tiempo para trabajar con ellos más que el fin de semana, siguiendo protocolos muy específicos y ejecutando de acuerdo con un cronograma complejo y exigente. Si se quiere tener éxito en este tipo de proyecto, se necesita alineación con su naturaleza y restricciones inherentes.

Agua en el Desierto  – En este ambiente global usted trabajará con muchas personas haciendo muchas cosas distintas. Dentro de su compañía, con su cliente, y con las terceras personas que seguramente estarán involucradas. Una lista de contactos completa y comprensiva, incluyendo cada equipo y cada miembro de equipo involucrado en el esfuerzo es como tener agua en el desierto. Sin un instrumento como este la cantidad de tiempo y energía que usted desperdiciará buscando al amigo correcto que usted necesita para realizar una tarea no tendrán límite.

Quién está despierto en este momento? – Usted debe tener alguna certeza con respecto a quien está trabajando o está listo para trabajar en un momento dado. Dadas las diferentes zonas horarias involucradas en un Proyecto, no se puede dar por sentado que el colega ubicado en la esquina opuesta del mundo estará listo para accionar en el mismo momento que usted lo está. Planee con anticipación. Si hay diferentes turnos involucrados, requiera a cada equipo que confirme los miembros que estarán a cargo de cada uno. Si pasó algo por alto, comuníquelo inmediatamente.

Comunicación Efectiva – Usted debe gestionar la comunicación efectivamente. Asegurándose de que el mensaje alcanzó el otro lado, que fue comprendido tal y como usted deseaba comunicarlo. Más importante, hay que asegurarse que el mensaje ocasionará la acción pertinente a tiempo. Pongámoslo de esta manera: enviar un correo electrónico o poner una solicitud en un sistema no tiene nada que ver con lograr que algo se haga. Un   correo electrónico posado en una bandeja de entrada ó una solicitud envejeciendo en algún sistema no hacen las cosas. Las personas hacen las cosas. Para el curso normal del negocio usted tal vez tenga el lujo de esperar algún tiempo para saber si el correo electrónico se recibió bien, o si la solicitud fue atendida. Si el tiempo es restringido o si lo que usted necesita que se haga es importante, use al menos el chat. Idealmente tome el teléfono y hable con la persona para asegurarse que ambos están en la misma página. Usted debe usar su juicio cuidadosamente para diferenciar cada situación. Si usted no se encuentra seguro con respecto a algo, comuníquese hasta que esté seguro. 

Inteligencia Emocional – Trabajar largas jornadas durante el fin de semana, temprano en la mañana o en medio de la noche no es algo fácil. No importa si a usted le gusta trabajar duro ó si no necesita mucho tiempo de sueño. Es probable que usted se vea en la necesidad de despertar a alguien, o de llamar en momento poco oportuno, etc. Algunas personas tienen personalidades flexibles y serán receptivos a sus solicitudes; otros son muy estructurados y no necesariamente reaccionarán de manera muy positiva a algo como eso. Usted necesita tener esta realidad presente en todo momento y actuar de manera empática en cualquier interacción. Tome un tiempo para saludar, ofrezca una disculpa si es inoportuno, agradezca cualquier colaboración.

Balance Vida y Trabajo – Este tipo de esfuerzo definitivamente tiene un impacto en en el equilibrio entre su vida y su trabajo, y en la vida de sus seres queridos. Tenga en mente sus necesidades y considérelas junto con los esfuerzos que realiza como parte del proyecto. Recuerde que sus miembros de equipo y sus familias también sufrirán este impacto. Es su responsabilidad abogar a su favor tanto como sea posible. Planee con anticipación tanto su tiempo personal como su trabajo. Este es un ritmo muy demandante al que usted deberá ajustarse, coordine con su empleador y sus superiores para ser compensado de alguna manera por el tiempo que usted ha invertido. No sería realista pretender tener de vuelta todo este tiempo, el objetivo es mantener un balance saludable.

Aún si usted no trabaja para una empresa global, si usted está involucrado en Administración de Proyectos, usted enfrentará este tipo de situación en algún momento.

- Sergio Calvo

Liderando Reuniones Efectivas

Las reuniones son el tipo de cosa que damos por sentada en la vida de negocios. No solemos preguntarnos acerca de ellas a menos que estemos atascados en medio de una. Ellas pueden servir importantes objetivos de trabajo. Permiten que las ideas sean compartidas, que la información se disemine, que ocurran las discusiones pertinentes entre los participantes, y que las decisiones sean tomadas. Por otra parte, ellas también pueden convertirse en verdaderos agujeros negros de tiempo perdido, conversaciones sin punto y discusiones que no facilitan las decisiones apropiadas. Esto causa frustración en los miembros de su equipo, y una baja en la productividad en general. ¿Cuál de las dos descripciones le resulta más familiar a usted?

Usemos mi calendario como ejemplo. Revisé el mes pasado anotando el tiempo previsto para reuniones. Resultaron ser 41 de mis 160 horas laborales. ¡Eso es cerca de un 25% de mi tiempo! Si asumimos que mi calendario no es particularmente inusual, podríamos decir que las reuniones bien pueden consumir ¼ del tiempo en una compañía. Es importante manejarlas adecuadamente. Si usted es gerente de proyectos, la carga es mayor.  Se espera de usted que maneje estas cosas como si fuese respirar para usted. Estas son algunas ideas que pueden serle útiles para hacerlo.

Antes de la reunión – Tome el tiempo para preparar la sesión adecuadamente. Según  su relevancia y la audiencia prevista, esto puede significar desde unos pocos minutos hasta una sesión formal de planeamiento. Las preguntas básicas deben responderse: ¿Por qué necesita la reunión? ¿Cuál es la agenda? ¿Cuál es el resultado que desea? ¿A quién necesita presente? ¿Están disponibles estas personas? ¿Qué insumos necesita? ¿Quién los prepara? Esto ayuda a minimizar el tiempo desperdiciado al reunir a todos solo para descubrir que no tienen lo que necesitan para realizar la reunión.

Envíe la agenda antes de tiempo para que los asistentes se familiaricen con ella. Si es apropiado, pídales que envíen los puntos adicionales que consideren pertinentes. Dele seguimiento a quienes vayan a presentar con usted para confirmar que están preparados. Si hay acciones a tomar de una reunión previa, confirme con sus responsables al respecto.

Durante la reunión – Desarrolle la reputación de iniciar puntualmente. Además del ahorro de tiempo que puede lograr, la noticia se difundirá y las personas estarán menos tentadas a aparecer tarde. Siga la agenda en la medida de lo posible, si alguien inicia una discusión sobre un tema muy distinto, trasládela para otra reunión si es necesario. De otro modo arriesga a terminar con una reunión distinta a la planeada. Permita preguntas o comentarios en distintos puntos de la conversación, posiblemente al final de cada punto de agenda. Con el fin de colaborar en la comprensión o  la discusión.

Después de la reunión –Dedique de inmediato algunos minutos para terminar sus notas, pulir y enviar la minuta de la reunión, y ponga en agenda sus tareas. Si lo deja para más tarde, puede perder el hilo y verse en la necesidad de preguntar solo para estar seguro sobre lo acordado. Esto es retador si usted se encuentra de reunión en reunión; asegúrese que al menos sus notas son completas y tan claras como para permitirle reproducir los datos necesarios en cuanto pueda. En la minuta de la reunión coloque las acciones al inicio. Incluya el encargado, la descripción y la fecha de entrega. Esto va a llamar la atención de los encargados. Otro truco interesante es enviarles la minuta a ellos, e incluir solo copia para los colegas que no tienen acciones asignadas de esa reunión.

¡Suerte en su próxima reunión!

- Sergio Calvo.