Email: 7 ideas para manejarlo con cuidado

El correo electrónico es una de esas cosas que damos por sentado en estos días. Ha estado ahí por años. Para algunos de nosotros es mucho mas frecuente enviar un correo electrónico que hacer una llamada telefónica. Es una de las herramientas más esenciales y mundanas en una era interconectada. Como tal seria prudente aprender algunos básicos y trucos que nos ayuden a obtener el máximo de esta herramienta, y sobre todo a evitar pifias que podrían llevarnos a algunas experiencias realmente amargas. 

Aquí hay 7 ideas para manejarlo apropiadamente: 

1. 5 DEDOS, 5 CORREOS. Si usted se topa con un hilo de más de cuatro o cinco correos que van y vienen, no envíe el siguiente. O el mensaje es muy complejo para comunicarlo por correo, o algo no esta lo suficientemente claro. Tome el teléfono y hable con la otra persona, u organice una conferencia telefónica para que pueda aclararlo. 

2. NUNCA, nunca, nunca escriba un correo disgustado. Si usted sufre un desencuentro o algo realmente le saca de sus casillas, no escriba un correo hasta que este seguro que ha vuelto a su ecuanimidad completamente. De otra manera se arriesga a levantar ronchas que usted tal vez no quiera levantar. Especialmente si hay personas copiadas. En mi caso aprendí esta lección de la manera difícil años atrás. 

3. INCLUYA solo aquellas personas que en verdad necesitan recibir su mensaje. Es abrumador recibir un correo con copia a la compañía entera solo porque el emisor trata de asegurar una respuesta rápida. También evite copiar a los Gerentes en su primer intento de escalar un problema. No hay que saltar muy alto muy pronto. 

Si no esta seguro consulte con su gerente o su líder de equipo. Ellos tienen una línea de visión mas amplia e inclusive podrían querer elevar algunos temas ellos mismos. 

4. EL ASUNTO esta ahí por una razón. Úselo para comunicar directamente de que se trata el correo. Esto ahorra algún tiempo valioso. Si necesita algo de vuelta tal vez quiera usar notas como: Indicación Requerida> o Respuesta Requerida> o Acción Requerida>, seguida por el asunto. Aproveche abreviaturas como PSI, RE, RV. 

5. MANTENGALO SIMPLE. Usted esta escribiendo un email, no una novela de ciencia ficción. Como tal debería poder comunicar un punto en tres líneas o menos. De otra forma es mucho y perderá la atención de sus lectores. Usted también deberá tener solo unos pocos puntos que cubrir en el correo entero. 

Algunas personas escribimos mucho y con detalles. Si a usted también le pasa, tome el tiempo de armar y resumir el correo. También siéntase libre de cuestionar si requiere una llamada o una conferencia telefónica. 

6. EL DISEÑO es su amigo. Usted puede cubrir distintos puntos para diferentes audiencias en el mismo correo. En estos casos es muy útil usar negritas, listas, cambios de margen, o de color para acomodarlo de manera que saa fácil de entender para los diferentes involucrados. 

MS Outlook tiene opciones de configuración que asignan automáticamente un color distinto cada vez que usted responde a un hilo de correos. Este truco de color también puede ser útil cuando usted responde con respuestas a preguntas. 

7. EL CORREO no logra que las cosas pasen. LA GENTE logra que las cosas pasen. Esta es una muy importante porque tendemos a olvidarnos de ella. El correo electrónico no es en el fondo una herramienta de comunicación en tiempo real. Hay muchas razones por las cuales su correo urgente puede estar estacionado en una bandeja de entrada por un buen rato. Si usted necesita una acción de manera urgente, asegúrese de usar el teléfono. 

¡Hasta la próxima semana! 

- Sergio Calvo.