Gestionando la Ruta Crítica

Un Proyecto es por definición un emprendimiento temporal. Es decir que tiene un punto de inicio definitivo y un punto de término definitivo. No importa si es un pequeño esfuerzo de mejoramiento de la casa; ó un mega negocio de bienes raíces que involucra millones de dólares y años de desarrollo. Como Gerente de Proyectos usted está a cargo de determinar, calendarizar, y  manejar todas las actividades y recursos requeridos para completar el esfuerzo en el horizonte de tiempo solicitado.

En un Proyecto pequeño tal como una mejora de la casa, usted tal vez tenga solamente un juego o ruta de actividades. En otras palabras solo una actividad al comienzo, seguida por más actividades que se realizan en secuencia hasta llegar a una actividad final que completa su esfuerzo. Una vez que se llega a proyectos de cierta magnitud, habrán varios conjuntos de actividades que dependen entre sí pero que se llevan a cabo de manera independiente y en paralelo a otras. Tal y como en el desarrollo Inmobiliario.

De todas estas rutas de actividades en el Proyecto, la Ruta Crítica es el conjunto de actividades dependientes entre sí que va a requerir el tiempo más largo para completarse durante la ejecución del Proyecto. Como tal será el conjunto de actividades que determine la fecha más temprana posible para completar su Proyecto. Se le llama Crítica para reflejar el hecho de que si cualquiera de esas actividades toma más tiempo del esperado en completarse, la fecha global de finalización del Proyecto será impactada. Cualquier actividad en otras rutas tiene algún espacio para retrasarse antes de impactar al Proyecto mismo, pero no la Ruta Crítica. Sí, usted puede tener más de una Ruta Crítica en el mismo Proyecto. Y usted también puede tener actividades en rutas cuasi Críticas que no tomen tanto tiempo como la Ruta Crítica, pero que pueden estar muy cercanas a esa duración.

Dado el impacto que un retraso en este conjunto de actividades representa para el proyecto, se necesita una atención especial en todas las fases del proceso de Administración de Proyectos. La primera medida de seguridad con respecto a estas actividades, y la más elemental de todas, es de hecho identificar esta ruta para su Proyecto. Esto puede ser algo tedioso si usted viene de una cultura donde realmente la gente no acostumbra preocuparse por estar retrasado. Sin embargo vale el esfuerzo puesto que puede prevenir los potenciales daños morales y financieros asociados a un Proyecto que se entrega tarde.

Una vez que la misma se ha determinado usted puede querer revisar los miembros del equipo que están asignados a estas actividades. Podría querer hacer arreglos para que estas sean completadas por miembros del equipo experimentados y hábiles. Por otra parte, si la mayoría de estas actividades resultan estar asignadas a miembros novatos del equipo, usted puede tener ahí un factor de riesgo importante para el calendario del Proyecto como tal.

Pueden utilizarse herramientas como el Fast Tracking o el Crashing para estas actividades, de manera que la Ruta Crítica pueda tomar menos tiempo para completarse. Si estos esfuerzos son exitosos, y el tiempo requerido para completar la Ruta Crítica disminuye; otra ruta de actividades del Proyecto se convertirá en la nueva Ruta Crítica y así sucesivamente. Estas técnicas también se utilizan cuando se evalúa la factibilidad de reducir la duración total del Proyecto.

Tenga presente que la Ruta Crítica, igual que el calendario entero del Proyecto, confía en los estimados brindados por los miembros del equipo para las actividades correspondientes. Por esto es muy importante que estos estimados sean tan exactos como sea posible, elaborados por miembros del equipo con alguna experiencia en el mismo tipo de actividad que debe realizarse. Idealmente la persona realizando el estimado y la persona llevando a cabo la tarea debe ser la misma. De otra manera los estimados serán solamente tiros a ciegas que pueden terminar impactando el Proyecto.

Al igual que con muchos otros aspectos del proceso de Administración de Proyectos, revisar y controlar son pasos vitales. Usted no puede gestionar lo que no se revisa ni se mide. Es por esto que debe mantenerse al tanto de cualquier cambio en la duración de las actividades conforme el Proyecto se ejecuta, de forma que pueda detectar cualquier variación a tiempo y actuar en consecuencia. Esto es particularmente cierto para algo como la Ruta Crítica.

- Sergio Calvo.