Sigamos al Sol!

Mi sábado este pasado fin de semana inició a las 3:45 am hora local para hacer alguna Administración de Proyectos interesante. A las 4:00 am debía tomar el control de una colega Administradora de Proyectos que inició el trabajo de nuestro fin de semana el día antes. Habría sido muy difícil para ella quedarse toda la noche, no obstante era más manejable pues estaba trabajando de una zona horaria un par de horas atrás de mí. Por las siguientes 8 horas yo serviría como el punto principal de coordinación entre nuestros clientes, localizados algunas horas adelante de mí, y nuestros equipos técnicos ubicados en 3 continentes diferentes. Después de mi turno, otro colega Administrador de Proyectos continuaría a cargo de nuestro trabajo y luego yo regresaría para trabajar otras 4 horas para terminar el producto acordado para el fin de semana, al final del día.

Este modelo de trabajo se denomina seguir el sol y es el modelo de trabajo de facto en cualquier corporación global en nuestros días. Este nombre refleja el hecho de que en cualquier momento dado es de día en alguna parte del planeta. Por lo que si usted tiene gente de todo el mundo trabajando en equipo, usted puede tomar ventaja al tener a alguien progresando todo el tiempo; sin la necesidad de quemar a ningún miembro del equipo. Aún si usted trabaja en un negocio pequeño ó mediano, posiblemente se topará con estas situaciones alguna vez si su cliente es una compañía de cierto tamaño, ó si está basado en una zona horaria diferente. Esto involucra una serie de retos que no deben tomarse a la ligera.

Mientras descanso de la demandante jornada que tuve ayer; comparto aquí algunas experiencias para ayudarle a enfrentar este tipo de reto.

Espere un segundo! – Usted podría pensar algo así como: bueno, por qué debería yo de preocuparme por esa cosa a la que usted le llama modelo de trabajo? Bueno, existen diferentes factores.

Primero, si usted trabaja para una corporación ó trabaja en una industria donde interactúa frecuentemente con clientes alrededor del mundo, este es el modelo usual. Sea que lo sepa o no, sea que le guste o no. Si usted realmente quiere avanzar su carrera en estos contextos, no podrá evitar este tipo de proyecto por siempre.

Luego está la cuestión de la naturaleza del proyecto; existen casos como el proyecto que llevamos a cabo ahora en donde se lidia con los sistemas de información de grandes compañías, sistemas que mantienen la operación de su negocio. No existe otro tiempo para trabajar con ellos más que el fin de semana, siguiendo protocolos muy específicos y ejecutando de acuerdo con un cronograma complejo y exigente. Si se quiere tener éxito en este tipo de proyecto, se necesita alineación con su naturaleza y restricciones inherentes.

Agua en el Desierto  – En este ambiente global usted trabajará con muchas personas haciendo muchas cosas distintas. Dentro de su compañía, con su cliente, y con las terceras personas que seguramente estarán involucradas. Una lista de contactos completa y comprensiva, incluyendo cada equipo y cada miembro de equipo involucrado en el esfuerzo es como tener agua en el desierto. Sin un instrumento como este la cantidad de tiempo y energía que usted desperdiciará buscando al amigo correcto que usted necesita para realizar una tarea no tendrán límite.

Quién está despierto en este momento? – Usted debe tener alguna certeza con respecto a quien está trabajando o está listo para trabajar en un momento dado. Dadas las diferentes zonas horarias involucradas en un Proyecto, no se puede dar por sentado que el colega ubicado en la esquina opuesta del mundo estará listo para accionar en el mismo momento que usted lo está. Planee con anticipación. Si hay diferentes turnos involucrados, requiera a cada equipo que confirme los miembros que estarán a cargo de cada uno. Si pasó algo por alto, comuníquelo inmediatamente.

Comunicación Efectiva – Usted debe gestionar la comunicación efectivamente. Asegurándose de que el mensaje alcanzó el otro lado, que fue comprendido tal y como usted deseaba comunicarlo. Más importante, hay que asegurarse que el mensaje ocasionará la acción pertinente a tiempo. Pongámoslo de esta manera: enviar un correo electrónico o poner una solicitud en un sistema no tiene nada que ver con lograr que algo se haga. Un   correo electrónico posado en una bandeja de entrada ó una solicitud envejeciendo en algún sistema no hacen las cosas. Las personas hacen las cosas. Para el curso normal del negocio usted tal vez tenga el lujo de esperar algún tiempo para saber si el correo electrónico se recibió bien, o si la solicitud fue atendida. Si el tiempo es restringido o si lo que usted necesita que se haga es importante, use al menos el chat. Idealmente tome el teléfono y hable con la persona para asegurarse que ambos están en la misma página. Usted debe usar su juicio cuidadosamente para diferenciar cada situación. Si usted no se encuentra seguro con respecto a algo, comuníquese hasta que esté seguro. 

Inteligencia Emocional – Trabajar largas jornadas durante el fin de semana, temprano en la mañana o en medio de la noche no es algo fácil. No importa si a usted le gusta trabajar duro ó si no necesita mucho tiempo de sueño. Es probable que usted se vea en la necesidad de despertar a alguien, o de llamar en momento poco oportuno, etc. Algunas personas tienen personalidades flexibles y serán receptivos a sus solicitudes; otros son muy estructurados y no necesariamente reaccionarán de manera muy positiva a algo como eso. Usted necesita tener esta realidad presente en todo momento y actuar de manera empática en cualquier interacción. Tome un tiempo para saludar, ofrezca una disculpa si es inoportuno, agradezca cualquier colaboración.

Balance Vida y Trabajo – Este tipo de esfuerzo definitivamente tiene un impacto en en el equilibrio entre su vida y su trabajo, y en la vida de sus seres queridos. Tenga en mente sus necesidades y considérelas junto con los esfuerzos que realiza como parte del proyecto. Recuerde que sus miembros de equipo y sus familias también sufrirán este impacto. Es su responsabilidad abogar a su favor tanto como sea posible. Planee con anticipación tanto su tiempo personal como su trabajo. Este es un ritmo muy demandante al que usted deberá ajustarse, coordine con su empleador y sus superiores para ser compensado de alguna manera por el tiempo que usted ha invertido. No sería realista pretender tener de vuelta todo este tiempo, el objetivo es mantener un balance saludable.

Aún si usted no trabaja para una empresa global, si usted está involucrado en Administración de Proyectos, usted enfrentará este tipo de situación en algún momento.

- Sergio Calvo

Let's Follow the Sun!

My Saturday this past weekend started at 3:45 am local time to do some cool Project Management for the day. I had to take over at 4:00 am from a fellow Project Manager that started our weekend’s work the day before. It would have been very hard for her to stay overnight, however it was more manageable since she was working from a time zone a couple of hours behind me. For the next 8 hours I was the main point of coordination between our customers, located in a time zone a few hours ahead of me, and our technical teams split in three different continents. After my shift, another fellow Project Manager would continue with our work and then I would came to work for another 4 hours and finish our agreed deliverable for the weekend, by the end of the day.

This model of work is called follow the sun and it is the de facto work model in any global corporation nowadays. Such a name reflects the fact that at any given time is daytime somewhere around the world. So if you have people from all over the world working together, you can take advantage of it by having someone making progress at all times; without the need to burn any team member. Even if you work in a medium or small business, you are very likely to come across this type of situation if your customer is a company of certain size, or is based in a different time zone. This involves a series of challenges that are not to be taken lightly. 

As I rest from the very demanding journey I had yesterday; I share here a few tips to help you meet that kind of challenge. 

Wait a second! – You may be thinking something like: ok, why should I care about joining such a thing that you call a model of work? Well there are different factors. First, if you work for a corporation or in an industry where you interact a lot with customers from around the world, this is the usual model. Whether you know it or not, whether you like it or not. If you really want to advance your career, you wont be able to avoid this kind of project forever. 

Then there is the nature of the project; there are cases like the project we are undertaking  now in which you deal with the information systems of big companies, systems that keep their operations running. There is no other time to work with them other than the weekend, following very specific protocols and executing to a very demanding and complex schedule. If we want to be successful in doing this kind of project, we need to align with its nature and inherent constraints.

Water in the Dessert – In this global setting you will work with lots of people doing several different things. Inside your company, with your customer and with the many third parties which are very likely to be involved. A fully developed and comprehensive contact list, including every team and every team member involved in the effort is like having water in the dessert. Without such a list the amount of time and energy that you will waste looking for the right folk that you require to perform a task is endless. 

Who is awake right now? – You must have some certainty about who is working or is ready to work at any given time. Given all the different time zones involved in a project you can’t take for granted that your colleague on the opposite corner of the world will be up and running at the very same time that you are. Plan ahead. If there are different shifts involved, you should require each team to confirm the team members that will be taking ownership of every shift. You should also get in touch beforehand with any colleagues from which you need participation, so they are aware and properly aligned when you require them to be. If you forgot about something, solved it inmediately.

Effective communication – You should manage communication effectively. Making sure that the message reached the other end, was understood as you intended to communicate it. More important you need to make sure that the message will trigger the pertinent action on time. Let's put it this way: sending an email or putting a request in a system has nothing to do with getting something done. An email sitting in an inbox, or a request aging in some system doesn’t do things. People do things. For the normal course of business you may have the luxury to wait some time to know if the email arrived or not, or to know if the request was attended or not. If time is constrained or if whatever you need to be done is important, at least use the chat. Ideally pickup the phone and talk to the person to make sure that both of you are on the same page. You need to use your judgment carefully to differentiate each situation. If you are not fully positive about something, communicate until you are positive. 

Emotional Intelligence – working long hours during the weekend, early in the morning or in the middle of the night is not something easy. No matter if you like to work hard or if you don’t need too much sleep. It is likely that you come into the need to wake someone up, or to call at a bad time, etc. Some people have flexible personalities and will be responsive to your requests; others are very structured and won’t react very positively to something like that. You need to have this reality present at all times and act with empathy in any interaction. 

Your work life balance – This kind on effort definitely has an impact in your work life balance, and in the life or your loved ones. Be mindful of their needs and align them with the efforts you are undertaking as part of the project. Remember that your team members and their the families will be also impacted. It is your responsibility to advocate in their favor in as much as possible. Plan ahead of time both your working time and your personal time. It is a very demanding pace that you will be required to accommodate, arrange with your employer and your management to get back some of the time you have invested. It would not be realistic to pretend to get back all of your time, but the goal is a healthy balance. Even if you don’t work in a global company, if you are involved in Project Management you will face this kind of situation at some point.

- Sergio Calvo

Do you know a Good Mechanic?

Have you stop to notice how people usually get a good mechanic for their car? 

When was the last time that you asked for the professional certificate of a Mechanic? 

We do not ask that kind of question, do we? Most of the time getting a mechanic is a matter of word of mouth. Nothing speaks better than a running engine with a smooth and consistent sound. If your friend got her car up and running by the time you asked, that mechanic would likely get a recommendation, and another customer. A bad sound on that engine and both the reference and the new customer may fly away. 

However, at first sight the IT industry may seem to revolve in a pretty different way. There are certifications for every technology you can imagine under the sun. There are Microsoft certifications, Oracle certifications, SAP certifications, Cisco certifications, Governance certifications, I.T.I.L certifications, Project Management certifications, Security certifications, C.O.B.I.T certifications, you name it. The path to a new position usually seems to stop by at least one of those tiny little papers. 

Professional certifications are indeed a widespread method to demonstrate knowledge in a given field today, to provide a common jargon which facilitates professional interaction, and to achieve recognition from peers and upper managers. However we shall not forget that their ultimate goal is to demonstrate professional exercise and practice hours. 

Similar to the analogy about mechanics, a professional certification can work pretty well on top of a respectable expertise and a proven success track in your field. But a professional certification may not succeed covering up an expertise which falls short to the demands of a given position, or a poor field performance. 

In fact, attempting a certification in such situations is an effort prone to failure, potentially causing yourself and your company loses in terms of time and money. Even if you achieve it, you will find out soon that the actual practice provides insights and a learning process that the hours of study and practice tests simply cannot provide. 

So, this doesn't mean that you should not pursue a professional certification. This means that you should keep it in perspective, focusing on the expertise and professional knowledge that it demonstrates or that it should demonstrate. 

Sooner or later you will come into a colleague that for a reason or another may not be certified, but which still will be a top notch practitioner of the discipline. You will also come into a colleague whose certification will not do very much to favor a lack of real life skills or the lack of drive truly required to thrive in the professional field. 

Till next week,

- Sergio Calvo.

¿Conoce usted a un buen mecánico?

¿Ha observado cómo la gente usualmente consigue un buen mecánico para su auto?

¿Cuándo fue la última vez que usted pidió la certificación profesional de un mecánico?

Normalmente no hacemos ese tipo de pregunta, ¿O sí? La mayor parte del tiempo la noticia de un buen mecánico corre de boca en boca. Nada habla mejor que un motor corriendo con un sonido suave y consistente. Si su amistad recibió su coche funcionando al momento que usted preguntó, posiblemente ese mecánico obtendrá una recomendación, y un cliente más. Un sonido incorrecto en ese motor y tanto la referencia como el cliente se irán como el viento.

No obstante, a primera vista puede parecer que la industria de la TI gira en un sentido muy distinto. Existen certificaciones para cada tecnología que usted se pueda imaginar. Existen certificaciones Microsoft, certificaciones Oracle, certificaciones Cisco, certificaciones SAP, certificaciones I.T.I.L, certificaciones en Administración de Proyectos, certificaciones de Seguridad, certificaciones C.O.B.I.T. El camino hacia una nueva posición parece pasar por al menos uno de esos pequeños y delgados papeles.

Las certificaciones profesionales son ciertamente un método muy difundido para demostrar conocimiento en algún campo hoy en día, para brindar una jerga común que facilita la interacción profesional, y para obtener reconocimiento de sus pares y supervisores. No obstante, no debemos olvidar que el objetivo último de una certificación es demostrar el ejercicio profesional y las horas de práctica en un campo determinado.

Siguiendo la analogía sobre los mecánicos, una certificación profesional puede trabajar muy bien para coronar una experiencia respetable y un demostrado récord exitoso en su campo. Pero una certificación profesional no podrá cubrir por mucho tiempo una experiencia que se queda corta ante las demandas de una posición en particular, o un pobre desempeño en el campo.

A decir verdad, intentar una certificación en tales circunstancias es un esfuerzo proclive al fracaso, que puede causarle tanto a usted como a su compañía pérdidas en términos de tiempo y dinero. Aún si usted la consiguiese, pronto descubrirá que la práctica real provee instintos y un proceso de aprendizaje que las horas de estudio y los exámenes de práctica simplemente no pueden brindar.

Esto no quiere decir que usted no debe perseguir una certificación profesional. Esto significa que usted debe mantenerla en perspectiva, enfocándose en la experiencia y el conocimiento profesional que esta demuestra o debería demostrar. 

Tarde o temprano usted se topará con un colega que por una razón u otra podría no tener una certificación, pero aún así ser un destacado practicante de la disciplina. Y usted también se encontrará con algún colega cuya certificación no podrá hacer mucho para favorecer  habilidades insuficientes, o la falta de empuje necesario para descollar en el ámbito profesional.

Hasta la próxima semana,

- Sergio Calvo.

Gestión Pragmática de Riesgos

El Riesgo es una de esas cosas que realmente no nos gustan pero que no tenemos otra alternativa mas que lidiar con ellas. En palabras de Joe Black es tan cierto como la muerte y los impuestos. Este nivel de certeza cuando usted se encuentra al nivel del Programa, debería significar que los equipos son bastante buenos para lidiar con el. Sin embargo muchas veces no es el caso. Algunos equipos lidian con el riesgo de manera extrema. Unos del todo no lo manejan, considerando cualquier incidente como un evento impredecible, colocando la iniciativa y potencialmente a la organización en un irremediable camino de fracaso. Otros intentan desarrollar verdadera ciencia de cohetes antes de levantarse y manejarlos, causando un gasto extra que resta velocidad y agilidad requeridas para alcanzar un programa de resultados exitosos. 

Los equipos efectivos desarrollan un balance pragmático entre estos extremos. Ellos mantienen en mente que el objetivo último detrás de la Gestión de Riesgos no es otro que determinar lo que podría jugar en contra del proyecto, de manera que lo puedan prevenir o reducir su impacto; al mismo tiempo que determinan lo que podría jugar a su favor e intentan hacer que ocurra. Unos pocos principios deberían poner al equipo en este camino pragmático hacia el balance cuando lidian de manera efectiva con los riesgos. 

Hacerlo Visible – este es quizás el principio mas importante que esta detrás de la Gestión de Riesgos. Se trata de la visibilidad. Es acerca de darle visibilidad a algo que podría salir mal. Si un evento no es visible para el equipo entonces nadie será capaz de hacer nada al respecto. 

Gestionando la Bitácora – El equipo necesita una única bitácora consolidada de los riesgos del Programa o Proyecto; es la responsabilidad del Gerente del Programa/Proyecto proveerlo, y facilitar su manejo a los miembros del equipo. La bitácora debería permitir a todos los miembros del equipo registrar lo esencial acerca de un riesgo, así como las acciones de respuesta que se toman a través del tiempo. Una práctica común es desarrollar una lista más integral llamada la bitácora D.A.I.R, que registra no solamente riesgos sino también decisiones, acciones e incidentes. Algunas veces las diferencias entre estos son claras, algunas veces son difusas. Lo que es mas importante es describir la situación de manera especifica, para que las respuestas apropiadas puedan ser identificadas y desarrolladas. Si algo es descrito muy vagamente, no se podrá resolver de manera efectiva. 

Aportes Comunitarios – muchas cosas pueden considerarse riesgosas para un proyecto y podría venir virtualmente de cualquier parte. Debido a esto usted no quiere una bitácora de riesgos sesgada solamente por su propia perspectiva, o por la perspectiva de algún patrocinador. Es acerca de la visibilidad. Usted quiere tantas perspectivas como sea posible, de manera que tenga la mejor línea de visión posible acerca del emprendimiento. Usted se preocupara de las prioridades después. Si, esto significa que habrán muchos riesgos en la bitácora; no existe un numero mágico, solo mantenga en mente que mas es mejor. En este campo, para darle una idea, nuestro programa actual de 2 años de duración esta llegando a las 700 entradas en la bitácora D.A.I.R. en estos días. Esto es un promedio de 29 entradas identificadas por mes. 

Primero lo Primero – no se puede dar el mismo nivel de atención a cada riesgo. De hecho no debería. Riesgos con mayor posibilidad de ocurrir y cuyo impacto sea peor deberían lanzarse hasta arriba en las prioridades. Una manera simple de hacerlo es definir una escala (1 a 10 por ejemplo) para cada variable (posibilidad de ocurrencia e impacto) y multiplicarlas. Alguien puede probablemente decir que hay maneras más sofisticadas de clasificar los riesgos. Es verdad, pero la mayoría de los proyectos y las industrias no requerirán un enfoque fuertemente estadístico o elaborado, solamente una manera justa de clasificarlos Otra herramienta útil es una bandera para indicar si un riesgo debe ser revisado al nivel de la PMO o no. Esto le permite a los Administradores del Proyecto registrar los riesgos que deben gestionar, pero solamente marcar para atención de la PMO unos pocos. El Gerente del Programa realiza reuniones periódicas para revisar cada entrada marcada para atención. Estas banderas pueden cambiar según sea necesario. 

Siga Marchando – La Gestión de Riesgos es un esfuerzo continuo durante todo el ciclo de vida del Proyecto. Por esto es que se deben definir reuniones periódicas de seguimiento, los riesgos deben monitorearse, es responsabilidad de cada miembro del equipo que abre un riesgo, o que interviene en el, mantenerlo actualizado conforme las circunstancias cambian y las respuestas se desarrollan y ejecutan. 

Hacer todo esto suena un poco molesto cuando usted tiene un proyecto o programa que entregar, pero estas tareas son una de las principales razones para tenerle como Gerente de Proyecto. Si no lo hace, tendrá que pagar un precio muy alto. Y toda la organización también. 

“Solo aquello que se monitorea se puede prevenir” 

– Sergio Calvo.

Pragmatic Risk Management

Risk is one of those things that we really don’t like but that we have no choice but to live with. In Joe Black’s words it is as certain as death and taxes. This level of certainty when you are at the program level should mean that teams are very good at dealing with it. However it is often not the case. Some teams take an extreme approach when managing risks. Either they do nothing to manage them, considering any issue as an unpredictable event, putting the endeavor and potentially the organization in an irremediable path for failure; or they attempt to develop true rocket science before they step up to manage them, causing an overhead which rests the speed and agility required for successful program outcomes. 

From my perspective, effective teams develop a pragmatic balance among those extremes. They keep in mind that the ultimate goal behind Risk Management is no other but to determine what may play against the project, so they can prevent it or at least decrease its impact; and at the same time determine what could play in its favor and try to make that happen.  A few principles can help the team to develop that pragmatic, balanced approach  for  dealing effectively with risks. 

Making it Visible – this is probably the most important principle that lies behind managing risk. It is all about visibility. It is all about making visible something that could go wrong. If it is not visible for the team, then no one will be able to do anything about it. 

Managing the Log – Team needs a single consolidated log of risks for the program or the project; it is the responsibility of the program/project manager to provide it, and to facilitate its management to the team members. The log should allow all team members to track the basics about a risk, as well as the response actions taken to solve it through time. A common practice is to develop a more holistic list called the D.A.I.R. log, which records not only risks but decisions, actions, and issues. Sometimes the differences among those are clear, sometimes they are blurry. What’s most important is to describe the situation in specific terms so the proper responses can be created and developed. If something is described too vaguely, you know something is coming, but you don´t really know what that is.  It can’t be resolved effectively. 

Community Input – several things can be considered risky for a project and they can come from virtually everywhere. This is why you do not want a risk log biased just by your single perspective or that of a sponsor. You want as many perspectives as possible, so you have the best line of sight possible around the endeavor. You will worry about prioritizing the risks later. Yes, this means you will have lots of risks in the log; there is no magic number, just keep in mind that more is better. To give you an idea about it, our current 2 year program for a Data Center Migration is arriving at 700 D.A.I.R Log items these days. This is an average of 29 items identified per month. 

First things first – the same level of attention can’t be devoted to every risk. It actually shouldn't. Risks with greatest chance of occurrence and with the worst impact should be thrown all the way up to the top. A simple way to do this is to have a scale (i.e. 1 to 10) for each variable (chance of occurrence and impact) and multiply both of them. Someone can probably say that there are more sophisticated approaches to risk rating. True, but most projects and industries won’t require a heavily statistical or elaborated approach, just a fair way to combine both variables to prioritize all risks.

Another useful tool is a flag to indicate if a risk must be reviewed at P.M.O. level or not. This allows Project Managers to record risks they can manage on their own, and also labeling for attention of the Program Management Office a few ones requiring attention from upper management. Periodic meetings will be hold by the Program Manager to review every item flagged for attention at that level. These flags can of course be changed as necessity arises or no longer exists. 

Keep walking – Risk Management is an ongoing effort through the entire life cycle of the Project. This is why periodic review meetings are a must. Risks need to be monitored. It is responsibility of every person opening a risk to keep it up to date, as circumstances change and responses are developed and executed. New risks should be logged as they appear; the ones solved or with no chance of occurrence anymore can be closed and kept for the records and lessons learned. 

Doing all this stuff sounds a bit annoying when you have a product, result, or service to deliver, but these tasks are one of the main reasons to have you as a Project Manager. If you fail to do so, you will pay a very high price. You may end up with nothing to deliver. And so the entire organization 

“Only what is monitored, can be prevented”                              

– Sergio Calvo.

Unleashing a Virtuous Circle

I didn’t hear about a Virtuous Circle until a classmate mentioned it during our MBA program. I was much more familiar with its distant cousin: the Vicious Circle; which unfortunately seems to enjoy greater popularity. On both of them there are series of actions or events where one of them reinforces or triggers the next one, in a chain that develops its own synergy. The Virtuous Circle, unlike his counterpart, deals with a constructive synergy. So, how can we develop a positive environment which reinforces itself through actions from ourselves and those from of our team members? How can we unleash a virtuous circle?

Set the ground rules – Authentic leaders determine values to which the team sticks no matter what happens. They communicate them clearly and use them to direct. These principles are a powerful force to align the team and to set ground rules for a path of increasing performance. I remembered this once again when I was confronted by my boss’s boss when we started working together. I was delivering a status report and I didn’t have details on every deliverable. So when he started asking tough questions, I candidly said what I thought the status would be. He replied: I don’t need your thoughts right now; at this time I need the facts; do you have them? I hesitated for a minute trying to elaborate something but then I changed my mind: I don’t have them right now. He closed: That’s ok, make sure to get them and come back to me as soon as possible. After providing him with the full status, I reviewed the subject with my boss to get his feedback. He said that it was one of the core principles of that executive: be hard on issues, be soft on people. I identified immediately with such a principle and I was onboard, eager to demonstrate my commitment by the next status meeting.

Get out of your comfort zone – virtue cannot be cultivated if we keep sitting all they long in our old desk doing the same boring things over and over again, or by doing nothing at all. So we can pick a specific action which is small enough to score us a win with some certainty, but significant enough to force us out of our comfort zone. The idea is to stick to it until it becomes a habit. This will allow us to increase our performance in a consistent manner and it will keep us motivated to try new things. Staying some minutes late at work to plan the next day or entering some minutes early to read an article or to take some training would work pretty good. 

Be sincerely proud of your colleagues – an environment of healthy competence is a good thing, but to stay healthy it should be kept greed free. Sometimes we are too busy thinking about ourselves and our own success, that we take away all the air around us. Take some time to analyze your colleagues and find out the things they are particularly good at. This will prove useful when the team faces new challenges. Don’t be afraid to praise a good decision or a significant contribution when you see it. This will reinforce a positive environment where people we’ll feel recognized and would like to contribute often with their abilities.

Learn from your mistakes – There are certain questions durin a job interview that aim to uncover how a person deals with its own mistakes or weak points. Unless you are a super hero you have a few of those, right? However some candidates have a peculiar ability to remove themselves from the scenery whenever they talk about things that didn’t went good on the assignments for their teams. Placing dirt under the carpet serves no purpose to anyone. Whenever you do something wrong, be prompt to acknowledge it, review what caused it and take the necessary steps to correct it. In this way you will take real advantage of the price that you will pay for a mistake anyway. It will also set a tone for the team to assume mistakes and failure in an adequate manner, which they will need to face sooner or later.

- Sergio A. Calvo

Desencadenando un Círculo Virtuoso

No había escuchado acerca del Circulo Virtuoso hasta que un compañero de clase lo menciono durante nuestro programa de MAE. Estaba mucho mas familiarizado con su primo lejano: el Círculo Vicioso; que lastimosamente parece ser más popular. En ambos existen una serie de acciones o eventos en donde uno refuerza o desencadena el siguiente, en una cadena que desarrolla su propia sinergia. El Circulo Virtuoso, a diferencia de su contra-parte, trata con una sinergia constructiva. Así que, ¿cómo podemos desarrollar un ambiente positivo que se refuerce a sí mismo a través de nuestras acciones y las de los miembros de nuestro equipo? ¿Como podemos desencadenar un Círculo Virtuoso?

Establezca las reglas del juego – Los auténticos lideres determinan valores a los que su equipo se apega sin importar lo que suceda. Los comunican claramente y los utilizan para dirigir. Estos son una poderosa fuerza para alinear el equipo y sentar las bases para un rendimiento creciente. Tuve oportunidad de vivirlo nuevamente cuando fui confrontado por el jefe de mi jefe recién iniciando nuestras labores. Presentaba un reporte de estatus y no tenía detalles acerca de todos los entregables. Así que cuando él empezó a hacer preguntas difíciles, con candor le dije lo que pensaba debía ser el estatus. Su respuesta fue: No necesito tu opinión ahora; en este momento quiero los hechos; ¿los tienes? Me mantuve titubeante por un momento pero cambie de parecer: No los tengo en este momento. El concluyó: Está bien, asegúrate de conseguirlos y me los envías lo antes posible. Luego de brindarle un estatus completo después de la reunión, revisé el tema con mi jefe para obtener su perspectiva. Me indicó que aquello se debía a uno de los principios centrales de aquel gerente: ser duro con los temas y suave con las personas. De inmediato me identifiqué y estuve a bordo, deseoso por demostrar mi compromiso para la siguiente reunión de estatus.

Salga de su zona de confort – la virtud no se puede cultivar mientras permanecemos sentados todo el día en nuestro viejo escritorio, haciendo las mismas cosas aburridas una y otra vez, o sin hacer nada. Así que podemos escoger una acción específica, lo suficientemente pequeña para darnos una victoria con cierta seguridad, pero lo significativa como para forzarnos a salir de nuestra zona de confort. La idea es apegarnos a ella hasta que se vuelva un hábito. Esto nos permitirá elevar el desempeño de manera consistente y nos mantendrá motivados para probar nuevas cosas. Quedarse unos minutos tarde en el trabajo para planear el día siguiente o entrar unos minutos mas temprano para leer un articulo o tomar algún entrenamiento pueden funcionar bastante bien.

Esté sinceramente orgulloso de sus colegas – un ambiente de sana competencia es bueno, pero para mantenerse sano debe mantenerse libre de codicia. Algunas veces estamos tan ocupados pensando acerca de nosotros mismos y nuestro propio éxito, que drenamos todo al aire alrededor nuestro. Para mantener un ambiente positivo que refuerce actitudes valiosas es necesario oxigenarlo saliendo de nosotros mismos. Tome algunos minutos para analizar a sus colegas y encontrar aquellas cosas en las que son particularmente buenos. Esto será muy útil al momento de asumir nuevos retos dentro del equipo. Tampoco tema alabar una buena decisión o una contribución significativa cuando la note. Esto reforzará un ambiente donde las personas se sentirán reconocidas y desearán contribuir a menudo. 

Aprenda de sus errores – Hay ciertas preguntas durante una entrevista de trabajo con las cuales deliberadamente se quiere develar la manera como una persona lidia con sus propios errores o puntos débiles. A menos que uno sea un super héroe, se tienen algunos de esos, ¿cierto? Sin embargo hay candidatos que tienen una habilidad peculiar para removerse del panorama cuando quiera que hablan acerca de las cosas que no fueron bien en las asignaciones de sus equipos. Colocar la suciedad bajo la alfombra no es útil para nadie. Reconozca pronto sus errores, revise sus causas y tome los pasos necesarios para corregirlo. De esta manera podrá tomar ventaja real del precio que de todas formas pagará por una equivocación. También sentará el tono para que el equipo asuma de la manera adecuada los errores y el fracaso, con los que tendrá que lidiar tarde o temprano.

- Sergio A. Calvo