Gestión Pragmática de Riesgos

El Riesgo es una de esas cosas que realmente no nos gustan pero que no tenemos otra alternativa mas que lidiar con ellas. En palabras de Joe Black es tan cierto como la muerte y los impuestos. Este nivel de certeza cuando usted se encuentra al nivel del Programa, debería significar que los equipos son bastante buenos para lidiar con el. Sin embargo muchas veces no es el caso. Algunos equipos lidian con el riesgo de manera extrema. Unos del todo no lo manejan, considerando cualquier incidente como un evento impredecible, colocando la iniciativa y potencialmente a la organización en un irremediable camino de fracaso. Otros intentan desarrollar verdadera ciencia de cohetes antes de levantarse y manejarlos, causando un gasto extra que resta velocidad y agilidad requeridas para alcanzar un programa de resultados exitosos. 

Los equipos efectivos desarrollan un balance pragmático entre estos extremos. Ellos mantienen en mente que el objetivo último detrás de la Gestión de Riesgos no es otro que determinar lo que podría jugar en contra del proyecto, de manera que lo puedan prevenir o reducir su impacto; al mismo tiempo que determinan lo que podría jugar a su favor e intentan hacer que ocurra. Unos pocos principios deberían poner al equipo en este camino pragmático hacia el balance cuando lidian de manera efectiva con los riesgos. 

Hacerlo Visible – este es quizás el principio mas importante que esta detrás de la Gestión de Riesgos. Se trata de la visibilidad. Es acerca de darle visibilidad a algo que podría salir mal. Si un evento no es visible para el equipo entonces nadie será capaz de hacer nada al respecto. 

Gestionando la Bitácora – El equipo necesita una única bitácora consolidada de los riesgos del Programa o Proyecto; es la responsabilidad del Gerente del Programa/Proyecto proveerlo, y facilitar su manejo a los miembros del equipo. La bitácora debería permitir a todos los miembros del equipo registrar lo esencial acerca de un riesgo, así como las acciones de respuesta que se toman a través del tiempo. Una práctica común es desarrollar una lista más integral llamada la bitácora D.A.I.R, que registra no solamente riesgos sino también decisiones, acciones e incidentes. Algunas veces las diferencias entre estos son claras, algunas veces son difusas. Lo que es mas importante es describir la situación de manera especifica, para que las respuestas apropiadas puedan ser identificadas y desarrolladas. Si algo es descrito muy vagamente, no se podrá resolver de manera efectiva. 

Aportes Comunitarios – muchas cosas pueden considerarse riesgosas para un proyecto y podría venir virtualmente de cualquier parte. Debido a esto usted no quiere una bitácora de riesgos sesgada solamente por su propia perspectiva, o por la perspectiva de algún patrocinador. Es acerca de la visibilidad. Usted quiere tantas perspectivas como sea posible, de manera que tenga la mejor línea de visión posible acerca del emprendimiento. Usted se preocupara de las prioridades después. Si, esto significa que habrán muchos riesgos en la bitácora; no existe un numero mágico, solo mantenga en mente que mas es mejor. En este campo, para darle una idea, nuestro programa actual de 2 años de duración esta llegando a las 700 entradas en la bitácora D.A.I.R. en estos días. Esto es un promedio de 29 entradas identificadas por mes. 

Primero lo Primero – no se puede dar el mismo nivel de atención a cada riesgo. De hecho no debería. Riesgos con mayor posibilidad de ocurrir y cuyo impacto sea peor deberían lanzarse hasta arriba en las prioridades. Una manera simple de hacerlo es definir una escala (1 a 10 por ejemplo) para cada variable (posibilidad de ocurrencia e impacto) y multiplicarlas. Alguien puede probablemente decir que hay maneras más sofisticadas de clasificar los riesgos. Es verdad, pero la mayoría de los proyectos y las industrias no requerirán un enfoque fuertemente estadístico o elaborado, solamente una manera justa de clasificarlos Otra herramienta útil es una bandera para indicar si un riesgo debe ser revisado al nivel de la PMO o no. Esto le permite a los Administradores del Proyecto registrar los riesgos que deben gestionar, pero solamente marcar para atención de la PMO unos pocos. El Gerente del Programa realiza reuniones periódicas para revisar cada entrada marcada para atención. Estas banderas pueden cambiar según sea necesario. 

Siga Marchando – La Gestión de Riesgos es un esfuerzo continuo durante todo el ciclo de vida del Proyecto. Por esto es que se deben definir reuniones periódicas de seguimiento, los riesgos deben monitorearse, es responsabilidad de cada miembro del equipo que abre un riesgo, o que interviene en el, mantenerlo actualizado conforme las circunstancias cambian y las respuestas se desarrollan y ejecutan. 

Hacer todo esto suena un poco molesto cuando usted tiene un proyecto o programa que entregar, pero estas tareas son una de las principales razones para tenerle como Gerente de Proyecto. Si no lo hace, tendrá que pagar un precio muy alto. Y toda la organización también. 

“Solo aquello que se monitorea se puede prevenir” 

– Sergio Calvo.