Managing the Critical Path

A Project is by definition a temporary endeavor. This means that it has a definitive starting point and a definitive end point. No matter if it is a small home improvement effort lasting only a couple of days; or a real state mega deal spanning millions of dollars and years of development. As Project Manager you are in charge of determining, scheduling, and managing all the activities and resources required to complete that initiative in the given time frame.

In a small project like your home improvement, you may only a single set or path of activities. In other words only one start activity, followed by more activities to be done in sequence until the last activity completes the effort. Once you arrive at projects of certain size you will have more than one path of activities. Different sets of depending on one another but irrespective and in parallel of others. Like you may have on the Real Estate development.

Once all the paths are determined for the project, then the Critical Path can be identified. It is the set of dependent activities that will require the longest time to complete during the execution of your project. As such it will determine at the earliest possible completion date for your Project. It is called critical to reflect the fact that should any of those activities take longer than expected to complete, the overall delivery date of the Project will be impacted. Any activity on other paths can have some room to suffer delays before impacting the project itself, but not the critical path. Yes, you can have more than one Critical Path on the same project. Also you may have near critical activities which do not take as long as the Critical Path, but which can be pretty close to that duration. 

Given the impact that a delay on this set of activities represents for the project, it needs special attention in all phases of the Project Management process. First security measure regarding these activities, and the most basic one, is to actually identify which is that path for your Project. This may be a tedious task if you come from a culture which is not really used to worry about being late. However it is worth it since it will prevent the potential moral and financial impacts of a Project delivered late. 

Once it is being determined you may want to look at the team members assigned to those activities. You may want to make arrangements for those activities to be completed by skilled and experienced team members. If most activities on your Critical Path happen to be performed by junior team members, then you have an important risk factor for your overall schedule right there. 

You may want to look at tools like fast tracking or crashing these activities so the Critical Path may take less time to complete. If these efforts are successful, and the time required to complete the Critical Path is decreased; another path will become the Critical Path and so on. These techniques are also used when you evaluate the feasibility of decreasing the overall duration of the project. 

Keep in mind that the Critical Path, as the entire schedule of the Project for that matter, relies on the estimates provided by the team members for the corresponding activities. So it is pretty important that these estimates are as accurate as possible, elaborated by team members with some experience in the same kind of activity that needs to be completed. Otherwise there would be just guesstimates that may end up impacting the project. 

As with many other aspects of the Project Management process, monitoring and controlling is a vital step. You can’t manager what you don’t monitor and measure. You need to be on top of any changes in activities duration as the Project goes on so you can effectively detect any variances and act accordingly. This holds particularly true for something like the Critical Path. 

- Sergio Calvo.

Gestionando la Ruta Crítica

Un Proyecto es por definición un emprendimiento temporal. Es decir que tiene un punto de inicio definitivo y un punto de término definitivo. No importa si es un pequeño esfuerzo de mejoramiento de la casa; ó un mega negocio de bienes raíces que involucra millones de dólares y años de desarrollo. Como Gerente de Proyectos usted está a cargo de determinar, calendarizar, y  manejar todas las actividades y recursos requeridos para completar el esfuerzo en el horizonte de tiempo solicitado.

En un Proyecto pequeño tal como una mejora de la casa, usted tal vez tenga solamente un juego o ruta de actividades. En otras palabras solo una actividad al comienzo, seguida por más actividades que se realizan en secuencia hasta llegar a una actividad final que completa su esfuerzo. Una vez que se llega a proyectos de cierta magnitud, habrán varios conjuntos de actividades que dependen entre sí pero que se llevan a cabo de manera independiente y en paralelo a otras. Tal y como en el desarrollo Inmobiliario.

De todas estas rutas de actividades en el Proyecto, la Ruta Crítica es el conjunto de actividades dependientes entre sí que va a requerir el tiempo más largo para completarse durante la ejecución del Proyecto. Como tal será el conjunto de actividades que determine la fecha más temprana posible para completar su Proyecto. Se le llama Crítica para reflejar el hecho de que si cualquiera de esas actividades toma más tiempo del esperado en completarse, la fecha global de finalización del Proyecto será impactada. Cualquier actividad en otras rutas tiene algún espacio para retrasarse antes de impactar al Proyecto mismo, pero no la Ruta Crítica. Sí, usted puede tener más de una Ruta Crítica en el mismo Proyecto. Y usted también puede tener actividades en rutas cuasi Críticas que no tomen tanto tiempo como la Ruta Crítica, pero que pueden estar muy cercanas a esa duración.

Dado el impacto que un retraso en este conjunto de actividades representa para el proyecto, se necesita una atención especial en todas las fases del proceso de Administración de Proyectos. La primera medida de seguridad con respecto a estas actividades, y la más elemental de todas, es de hecho identificar esta ruta para su Proyecto. Esto puede ser algo tedioso si usted viene de una cultura donde realmente la gente no acostumbra preocuparse por estar retrasado. Sin embargo vale el esfuerzo puesto que puede prevenir los potenciales daños morales y financieros asociados a un Proyecto que se entrega tarde.

Una vez que la misma se ha determinado usted puede querer revisar los miembros del equipo que están asignados a estas actividades. Podría querer hacer arreglos para que estas sean completadas por miembros del equipo experimentados y hábiles. Por otra parte, si la mayoría de estas actividades resultan estar asignadas a miembros novatos del equipo, usted puede tener ahí un factor de riesgo importante para el calendario del Proyecto como tal.

Pueden utilizarse herramientas como el Fast Tracking o el Crashing para estas actividades, de manera que la Ruta Crítica pueda tomar menos tiempo para completarse. Si estos esfuerzos son exitosos, y el tiempo requerido para completar la Ruta Crítica disminuye; otra ruta de actividades del Proyecto se convertirá en la nueva Ruta Crítica y así sucesivamente. Estas técnicas también se utilizan cuando se evalúa la factibilidad de reducir la duración total del Proyecto.

Tenga presente que la Ruta Crítica, igual que el calendario entero del Proyecto, confía en los estimados brindados por los miembros del equipo para las actividades correspondientes. Por esto es muy importante que estos estimados sean tan exactos como sea posible, elaborados por miembros del equipo con alguna experiencia en el mismo tipo de actividad que debe realizarse. Idealmente la persona realizando el estimado y la persona llevando a cabo la tarea debe ser la misma. De otra manera los estimados serán solamente tiros a ciegas que pueden terminar impactando el Proyecto.

Al igual que con muchos otros aspectos del proceso de Administración de Proyectos, revisar y controlar son pasos vitales. Usted no puede gestionar lo que no se revisa ni se mide. Es por esto que debe mantenerse al tanto de cualquier cambio en la duración de las actividades conforme el Proyecto se ejecuta, de forma que pueda detectar cualquier variación a tiempo y actuar en consecuencia. Esto es particularmente cierto para algo como la Ruta Crítica.

- Sergio Calvo.

Una Velada con Il Divo

Anoche fue noche de concierto para mi esposa y para mí. Fuimos a ver la presentación de Il Divo, un grupo que a ella le agrada mucho. Su presentación en San José me brindó algunas ideas sobre el trabajo en equipo, el alto desempeño y los servicios que me parece interesante compartirles aquí.

En caso de que no haya escuchado sobre ellos, son un cuarteto masculino de cantantes líricos que mezclan la ópera con el pop. El concepto fue armado por el empresario musical y estrella de shows de TV Simon Cowell en el 2004. Según Wikipedia ellos han vendido alrededor de 26 millones de álbumes desde entonces. Creo que hay una cosa más acerca de ellos. Son un grupo de hombres  bien dotados y físicamente atractivos.

Me aventuro a publicar esta nota antes de poder revisar cualquier crónica en los periódicos locales. Así que podría decir que el concierto fue fantástico, como de hecho creo que lo fue, mientras que nuestros amigos los críticos dictan hoy que no lo fue. Vamos a ver que tal resulta eso... 

¿Cuál es su negocio? - A pesar del hecho de que habíamos muchos hombres en la audiencia, estos caballeros no solamente tienen figuras atractivas, ellos tienen una claridad meridiana sobre el hecho de que se dirigen primeramente y ante todo a una audiencia femenina. Ellos respetan ese hecho en cada momento de su bien pulido show, en cada interacción con la audiencia. Ellos, no es una sorpresa el representante que tienen, conocen su negocio y se mantienen alineados con el mismo. Esto les facilita posicionarse y vender su negocio.

¿Sabe usted cuál es su negocio y por qué es exitoso (o no)? ¿Por qué debería usted obtener una posición y no alguien más? ¿Cuál es su valor? ¿Qué hace diferente usted?

Jugar en Equipo – cada uno de estos caballeros tenía una carrera musical por su cuenta al momento de unirse a Il Divo. A pesar de ello, cuando están en escena, usted no tiene la sensación de mirar un grupo de super estrellas individualistas intentando opacar al otro. Ellos tienen una buena cadencia coreográfica; interactúan de manera agradable entre ellos y con la audiencia.

Es pura vida ser parte de un equipo en donde cada miembro está consciente de sus fortalezas y debilidades; ofreciendo esta mezcla para bien del equipo. Esto se vuelve como una verdadera presentación cuando usted trabaja con sus compañeros en esa manera complementaria.

Únase a Buenos Ejecutantes – esta era su presentación de su última producción que ellos llaman Il Divo & Orquesta. Anoche se presentaron con la Orquesta Sinfónica de Costa Rica. Fue una presentación sumamente bien armada tanto del grupo como de la orquesta.

El lugar de trabajo en nuestros día refleja esta dinámica posiblemente más que nunca antes. Los resultados no son el logro aislado de una sola persona, ni siquiera de unos pocos. Son un esfuerzo sistemático de muchos equipos distintos que deben ser capaces de ejecutar e interactuar juntos. Así que prepárese para trabajar en distintos equipos bajo distintas condiciones. Esto jugará a su favor.

También acérquese a compañeros que se desempeñen bien, que sean capaces de ayudarle a pulir sus habilidades, ó de enseñarle nuevas. Sea gentil como para ayudarle a otros a alcanzar su mejor desempeño sin jactarse de su apoyo.

Creérsela – de los cuatro, Carlos Marín es algo único. Todos están conscientes de cómo cantan, de la manera en que lucen, y de como su audiencia femenina reacciona a ellos. Sin embargo Carlos actúa en tal manera que uno puede ver como él honestamente y de verdad cree que es la cosa viviente más sexy sobre la tierra (cualquier parecido con Julio Iglesias es mera coincidencia).

Este tipo de actitud puede ser algunas veces aburrido ó incluso decepcionante para algunos de nosotros. Sin embargo al mirarlo de manera constructiva, puede ser inspirador y enseñarnos algunas cosas. Uno primero debe creer que es capaz de hacer algo antes de hacerlo. Debemos creer que nosotros somos capaces antes de cerrar la brecha entre nuestro desempeño actual y el que deseamos. Además, no olvidemos que debemos respaldar nuestra creencia con algunas acciones o será solamente una buena intención de por vida.

Mantenga la Flexibilidad – en algún punto hubo un chasquido en la silla de la señora sentada justo frente a mí. Ella no se cayó pero la silla no se podía usar más. Uno de los pines que sostenían la armazón se quebró. Ella se aproximó al oficial de seguridad más cercano para explicarle.

Al aproximarse el encontró que las sillas estaban amarradas en tríos con pequeñas ligaduras plásticas. Posiblemente para prevenir excesivos movimientos de sillas por parte de la audiencia. Rápidamente y con agilidad él cortó los plásticos entre la silla y sus vecinas  así como a otro trío cercano que estaba vacío. En medio minuto el problema estaba fácilmente resuelto.

El asunto es que posiblemente no había procedimiento definiendo cómo resolver algo así. Seguramente no se suponía que las sillas fuesen separadas así. Las ligaduras estaban colocadas por una razón. Algunas veces nos obsesionamos tanto con los procedimientos, las políticas y los pasos requeridos para que las cosas se hagan, que perdemos completamente de vista el hecho de que hay un cliente esperando con ansiedad estar de vuelta donde necesita estar, donde pagó por estar. Un poco de buen juicio y flexibilidad puede hacer una diferencia real para el cliente.

Gracias a Dios este oficial de seguridad mostró esa actitud centrada en el cliente.

La función debe continuar – justo a punto de terminar un magnífico concierto, David Miller tomó la palabra en medio de una canción para despedirse de la audiencia. El se emocionó enfatizando lo buena que había sido la noche, y finalizó diciendo que había sido un placer estar en Puerto Rico. Carlos inmediatamente le corrigió con respecto al hecho de que estaban en Costa Rica. David se corrigió ahí mismo, comentando lo apenado y rojo que se encontraba. Ellos rápidamente volvieron y continuaron con la canción.

La función debe continuar, aún aunque alguien cometa un error. Si algo como eso ocurre, admítalo con sinceridad, pero muévase para encontrar una solución y déjelo ir si no se puede hacer nada. Gastar mucho tiempo alrededor de un error ó una situación puede quitarle energía valiosa a usted y a su equipo. Es mucho mejor enfocarse en las soluciones que van a permitir que el show continúe. Esto va a mantenerlo entregando resultados.

Hasta la próxima semana! 

- Sergio Calvo.

An Evening with Il Divo

Last night was concert night for my wife and me. We went to see the folks from Il Divo, a group that she likes a lot. Their presentation in San Jose provided me with some insights on teamwork, high performance and delivery that I find interesting to share here with you. 

In case you haven’t heard about them, they are a quartet of male lyric singers which mix opera and pop. The concept was crafted by music manager and reality TV star Simon Cowell in 2004. According to Wikipedia they have sold somewhat around 26 million albums worldwide since then. There is probably one more thing about them. They are a set of very well built and physically appealing men. 

I adventure myself into posting this before I am able to check any chronicles in the local newspapers. So I may tell you here that the concert was awesome, as indeed I think it was, while our good friends the critics dictate tomorrow that it was not. Let’s see how that one turns out… 

What your business is? – Despite of the fact that there were plenty of men in the auditorium, these gentlemen have not only very appealing frames, they have a meridian clarity on the fact that they target first and foremost a female audience. They respect that fact on every moment of their very polished show, in every interaction with the audience. These gentlemen, no wonder the manager they have, know what their business is and they stick true to it. This makes it easier for them to position and sell their concept. 

Do you know what your business is and why is it successful (or not)? Why you should be given a position and not someone else? What’s your value? What do you do different? 

Team play – each of these folks had an independent music career by the time they joined Il Divo. Nevertheless, when they are on the stage, you don’t have the feeling of looking at individualistic superstars trying to overshadow their peers. They have a nice choreographic cadence; they interact nicely with each other and with their audience. 

It is really cool to be part of a team where each team member is well conscious of the strengths and weaknesses that he or she has; offering this mix generously, to the advantage of the team. It actually becomes like a real performance when you interact with your coworkers in such a complementary way. 

Enroll Good Performers – this was their presentation of their latest production which they call Il Divo & Orchestra. Last night they performed with the Symphony Orchestra of Costa Rica. It was an extremely well-crafted presentation from both the group and the orchestra. 

The workplace nowadays resembles this dynamic probably more than ever before. Results are not the isolated accomplishment of a single person, or even a single few. They are systematic effort of several different teams able to play and interact together. So be ready to play in different teams under different conditions. This will play in your favor. 

Also surround yourself with good performers, able to help you to polish your skills and abilities; or able to teach you new ones. Be kind enough to help others achieve their best performance without making a big deal of the support you provide them. 

Believe it – among the four of them, Carlos Marín is quite something. They all are aware of how they sing, how they look, and how their female audience reacts to them. However Carlos interacts in such a way that you can see he honestly and truly thinks he is the sexiest living thing on this earth (any resemblance to Julio Iglesias is a plain coincidence). 

This kind of attitude can sometimes be boring or even disappointing for some of us. However when taken in a positive way, it can also be inspiring and teach us some things. You first need to believe you can do something before actually doing it. You must believe you are capable or otherwise you would never be able to close the gap between your desired performance and your actual performance. Besides that, don’t forget that you should backup your belief with some actions or it would be just that forever. 

Keep it Flexible – at some point there was a small crack in the chair of the lady that was sitting just in front of me. She didn't fall but the chair was useless. One of the pins that hold together the chair was broken. She approached the security officer that was near our row to explain about it. 

As he approached he found out that chairs were tied together in trios with small plastic cords. Very likely to prevent excessive chair moves from the audience. Quickly and with agility he cut both plastics on the chair and its neighbors, as well as in another nearby trio which was empty. In half a minute the issue was easily solved. The thing is that there was probably no procedure defining how to do that. Probably the chairs were not supposed to be used in that way. Stripes were in there for a reason. 

Sometimes we became so obsessed with procedures, policies and the steps required for the things to be made, that we completely lose sight of the fact that a customer is waiting eagerly to be back where she needs to be, where she paid to be. Some good judgment and flexibility can make a real difference for a customer. 

Thanks God this security officer showed that costumer centric attitude. 

Show must go on – right about to finish a magnificent concert, David Miller took the word in the middle of a song to say goodbye to the audience. He went excited remarking to the audience how good the night had been, he finished saying that it was a pleasure to be in Puerto Rico. Carlos immediately corrected him about the fact that they were in Costa Rica. David corrected himself in no time, saying he was sorry and very red. They quickly turned around and continued with the song. 

Show must go on, even if you make a mistake. If something like that happens, acknowledge it with sincerity, but move on to find a solution and let it go if nothing else can be done. Spending too much time around a mistake or situation can take away valuable energy from you and your team. It is much better to focus on the solutions that will keep the show running. That will keep you delivering. 

Til next week! 

- Sergio Calvo.

How you can use the Google Search?

One of the things that find most attractive about Google is that they know how to add some flavor to what they do daily, making it fun for them and their users. From my perspective one of the best examples are the famous Doodles. However, something as trivial as the basic search is by no means the exception.

I take the chance to share you here some useful and unexpected ways in which you can use the search engine. Something that calls the attention is that at least in a superficial manner these features don't seem to be documented in Google's support pages (if you know this is wrong, please share the information!). Which from my point of view adds even more interest to the matter.

Some of them are well known, others are less known and they are mentioned in other blogs and websites. If you know any that is not listed here, please tell us about it so we can update this article.

1. World Time: If you want to know the current hour in any place of the world, just enter "time" followed by the name of the Country or the City. If the country has different time zones, the search will return the hours in all its different regions. It is excellent if you want to be sure about the time differences between your location and someplace else.

2. Weather: You can also get up to date weather information for a place by entering Weather followed by the name of your place of interest.

3. Calculator: Search has built in a calc function. You just need to add the formula that you wish to resolve. As a matter of fact I found that lately not only the operation is solved, but the feature was enhanced to show a fully functional calculator. Similar to the one available in the operating systems.

4. Package Tracking: You can track your packages shipped with USPS, UPS or Fedex. you just need to enter the tracking code and voilá!

5. Exchange Rate: Search has also a built in function to calculate money conversions. You just need to enter the amount and currency you want to convert followed by the currency you want it converted to. Result shows the conversion according to the current exchange rate.

6. Metric Conversions: You can convert several different types of measures like height, weight, volume, etc.

7. Stock Exchange Information: Once you enter the ticker of a company publicly traded, a graph showing the behavior of the stock, as well as relevant financial metrics will be shown. Including of course the price at any given time.

8. Sports Results: When you enter names of sports teams you will get a table summarizing the last games and scores of the team. As long as I tried not every league nor division shows up. Surprisingly enough NBA results are not shown either.

9. Graphing Functions: Probably this is one of the coolest features and that also has improved recently, adding excellent visual effects (graphing capabilities, strictly speaking).

10. Flight Schedules: I found this one a few days after I originally made this post. If you enter a flight number (try for example DL 414), you will get all flight details for its upcoming departure or arrival.

¿Para qué se puede usar la búsqueda de Google?

Una de las cosas que encuentro más atractivas de Google es que saben ponerle un toque de sabor a su quehacer diario, haciéndolo divertido para ellos y para sus usuarios. A mi parecer una de las mejores muestras resultan ser los famosos Doodles. Sin embargo algo tan simple y elemental como su pagina de búsqueda no es la excepción.

Aprovecho para compartirles esta semana maneras útiles e inesperadas en las que se puede utilizar el buscador. Algo que llama la atención es que al menos de manera superficial estas funcionalidades no parecieran estar documentadas en las paginas de soporte de Google (si alguien sabe lo contrario por favor comparta la información!). Lo que desde mi punto de vista le agrega todavía un toque más de interés al asunto. 

Algunas son bien conocidas, otras lo son menos y están mencionadas en otros blogs y sitios web. Si conoces alguna que no esté acá por favor coméntanos al respecto para poder actualizar este artículo.

1. Hora Mundial: Si quieres saber la hora actual en cualquier lugar del mundo, solo digita "time" seguido por el nombre del país ó ciudad. Si el país tiene distintas horas, la búsqueda te devuelve las horas en todas las diferentes regiones. Es excelente si quieres estar seguro de calcular bien la a diferencia de tiempo entre tu país y otro lugar.

2. Clima: Usted puede obtener también información actualizada del clima, solamente tiene que digitar "Weather" seguido por el nombre del lugar de su interés. Tenga en cuenta que solamente las principales ciudades están incluidas.

3. Calculadora: El buscador tiene incorporada una función de calculadora. Solo tenes que introducir la fórmula que deseas calcular en la caja de búsqueda y presionar buscar. De hecho encontré que últimamente no solo se resuelve la operación en la búsqueda, si no que se mejoró la funcionalidad para desplegar una calculadora totalmente funcional, similar a la que brindan los sistemas operativos.

4. Rastreo de Paquetes: Puedes realizar rastreos de los paquetes que estés esperando vía USPS, UPS ó Fedex. Solo digita el código del paquete en la caja de búsqueda.

5. Tipo de Cambio: El buscador también tiene incluido un convertidor de moneda. De manera que solo basta ingresar el monto a calcular para obtener el valor del monto en otra moneda, de acuerdo al tipo de cambio del día.

6. Conversiones de Medidas: El buscador puede convertir entre muchos tipos distintos de medidas, como altura, peso, volumen, etc. 

7. Información de Bolsa: Al digitar el ticker de una compañía que cotiza en bolsa se despliega un gráfico con el comportamiento de la acción, así como valores financieros relevantes para la misma. Incluyendo por supuesto el precio en un momento dado.

8. Resultados Deportivos: Al digitar los nombres de equipos deportivos obtendrás un cuadro que resume los últimos juegos y resultados de la escuadra. Hasta donde alcancé a probar no aparecen equipos de todas las ligas, ni las divisiones. Sorpresivamente tampoco aparecen los resultados para equipos de la NBA.

9. Graficación de Funciones: Esta es tal vez una de las posibilidades más llamativas y que también han mejorado mucho últimamente, incorporando excelentes efectos visuales (capacidades de graficación, estrictamente hablando).

10. Horarios de Vuelos: Encontré esta algunos días después de publicar este artículo originalmente. Si se ingresa un numero de vuelo (pruebe por ejemplo DL 414), obtendrá todos los detalles acerca de su próxima llegada o salida.

Professional Development Units

Also known as PDU’s, Professional Development Units are a concept made popular by the Project Management Institute. They are from my perspective one of the most interest concepts well-crafted by this worldwide professional association. In a world strongly ruled by the discourse of rights and by the imperative of what I can get from my profession; emphasizing on values such as professional responsibility and accountability is in some sense refreshing. It provides a framework to shift the focus into the more important question of what can I do for my professional field.

This shift in perspective is ruled from the ground up as it is defined in the PMI Code of Ethics and Professional Conduct. This code adhered to by any member of the PMI, any person volunteering with the PMI or any person holding or pursuing a PMI certification, ties Project Management reputation as a professional field, and its subsequent advancement, directly to the practice of every individual practitioner. 

In this sense, a three year cycle starts as soon as a Project Manager approves the Project Management Professional (PMP) exam. In that time frame a minimum of 60 PDU’s must be gained and reported to the Institute, in order to renew the certification and PMP status. These PDU’s are gained by performing different sorts of activities previously categorized by the Institute. All of them aim to give back to the profession. They vary from training other colleagues for taking the PMP exam, publishing articles on the field of Project Management, volunteering Project Management duties with NGO’s, participating in conferences and forums – either as a speaker or participant – or even working in Projects on a daily basis. 

This triggers an interesting dynamic in which for one hand the institution secures a very interesting cash flow in an ongoing basis once the professionals achieve the certified status. Several of the development options and events available are offered by third parties having the Project Management discipline and training as a business. Some of those are sponsored or held by PMI itself, others are credited through an independent process for Project Management consulting and training firms. On the other hand, these chained businesses promote the professional progress. In a relatively recent field like that of Project Management, looking in the past few decades to consolidate itself as a professional practice with true and intrinsic business value, this is a very desirable objective. From my perspective and judging by the results, the overall strategy has been very successful. 

At the end of the day this approach has paid significant benefits both to Project Managers and to the companies which have taken the not always easy decision to invest in Project Management. For willing businesses, Project Management has demonstrated to be a discipline capable of achieving value and ultimate financial results if practiced in an appropriate manner. For practitioners around the world, an increasing demand and renown for Project Managers has been a constant for some years now. 

As long as we continue to show commitment and contribution to our professional field, to our everyday duties as Project Managers, and to the progress of both of them, this virtuous circle will continue; both for our professional good and for the good of our companies. No question it would be also for the good of the Project Management Institute. From my perspective that’s just fair enough. Its value resides precisely in the fact that as an institution they crafted, formalized and put to work these principles. As a practitioner of the discipline it is rewarding to be part of a professional association like this one. 

- Sergio Calvo.

Unidades de Desarrollo Profesional

También conocidas como UDP’s (del inglés PDU), las Unidades de Desarrollo Profesional son un concepto popularizado por el Project Management Institute. Desde mi perspectiva constituyen uno de los conceptos más interesantes y mejor pulidos de esta asociación profesional alrededor del mundo. En un mundo fuertemente orientado hacia el discurso de los derechos y hacia el imperativo de lo que puedo obtener de mi profesión, enfatizar en valores tales como la responsabilidad profesional y la rendición de cuentas es en algún sentido refrescante. Las UDP’s proveen un marco de trabajo para cambiar el enfoque hacia la cuestión más importante de qué puedo aportar yo a mi campo profesional. 

Este cambio de perspectiva está reglamentado desde el inicio tal y como se define en el Código de Ética y Conducta Profesional del PMI. Este código que debe ser aceptado por cualquier miembro del PMI, cualquier voluntario del PMI, ó cualquier persona que tenga una certificación del PMI o qué este en proceso de obtenerla, enlaza directamente la reputación de la Administración de Proyectos como campo profesional, y su desarrollo subsecuente, a la práctica de individual de cada profesional. 

En este sentido, un ciclo de tres años inicia tan pronto un Gerente de Proyectos aprueba su examen como Profesional en Administración de Proyectos (PMP). En ese horizonte de tiempo un mínimo de 60 UDP’s debe obtenerse y reportarse al Instituto para poder renovar el status de certificación. Estas UDP’s se alcanzan realizando muy diversas actividades categorizadas previamente por el Instituto. Todas ellas tienen como objetivo común retribuir a la profesión. Las mismas varían desde entrenar a otros colegas para obtener su certificación, publicar artículos en el campo de la Administración de Proyectos, voluntariado en Gestión de Proyectos para ONG’s, participar en foros y conferencias –como orador ó como participante – hasta el propio desempeño como Gerente de Proyectos a tiempo completo. 

Esto desencadena una interesante dinámica en donde por un lado la institución asegura un flujo de caja muy interesante de manera constante luego de que los profesionales alcanzan su status de certificación. Muchas de las opciones de crecimiento profesional y eventos disponibles son ofrecidas por terceros que tienen la disciplina de la Administración de Proyectos y el entrenamiento para la misma como negocio. Algunas de estas actividades son patrocinadas por el PMI directamente, otras son acreditadas por medio de un proceso separado de certificación para firmas de consultoría y de capacitación. Por el otro lado, estos negocios encadenados inyectan el progreso profesional. En un campo relativamente nuevo como el de la Gestión de Proyectos, que ha buscado consolidarse como una practica con valor de negocios intrínseco en las últimas décadas, este es un objetivo muy deseable. Desde mi perspectiva y juzgando por los resultados, la estrategia como un todo ha sido bastante exitosa. 

Al final de cuentas esta propuesta ha rendido beneficios significativos tanto para los Gerentes de Proyecto como para las compañías que han tomado la no siempre fácil decisión de invertir en la Administración de Proyectos. Para las empresas dispuestas, la Administración de Proyectos ha demostrado ser una disciplina capaz de generar valor y en última instancia resultados financieros si se practica de manera apropiada. Para los profesionales alrededor del mundo, esto ha significado una demanda y un renombre crecientes en los últimos años. 

Mientras continuemos mostrando compromiso y contribuyamos con nuestro campo profesional, con nuestras asignaciones como Gerentes de Proyectos, y con el progreso de ambos, este círculo virtuoso continuará; tanto para nuestro beneficio profesional como para el bien de nuestras compañías. Sin duda esto será también para el beneficio del Project Management Institute. Esto me parece justo dado que su valor radica precisamente en el hecho de que como institución montaron, formalizaron y pusieron a funcionar estos principios. Como profesional de la disciplina es gratificante ser parte de una asociación profesional como esta. 

– Sergio Calvo.