Portafolios, Programas y Proyectos

La Gerencia de Proyectos es atractiva porque brinda un marco de trabajo lógico para lograr que las cosas se hagan. Si se gerencia adecuadamente, esto puede significar productos, resultados o servicios entregados al mercado a tiempo, dentro de su presupuesto y de acuerdo a las expectativas. Lo que es tuanis para cualquier organización.

Ciertamente, esta es una promesa ambiciosa que no siempre cumplen quienes asumen este tipo de reto. Por eso es que Gerentes de Proyecto habilidosos son críticos para el éxito de una compañía. 

Un buen paso para alinear sus habilidades como Gerente de Proyectos es comprender las diferentes capas que existen entre la estrategia de alto nivel y las tácticas especificas o trabajo operativo que se requieren para entregar resultados según esa estrategia.

Puede usted identificar estos niveles en su organización ¿Sabe cuales tipos de proyecto conforman el portafolio de su compañía? ¿O se alegra mucho con cada proyecto que aparece a la vuelta de la esquina?

Proyecto: esta es fácil es un esfuerzo temporal para conseguir un resultado, producto o servicio único. 

Por ejemplo un Proyecto para construir una nueva casa, o un Proyecto para realizar ciertas mejoras en casa.

Programa: este es un conjunto de proyectos, sub-programas y actividades de programa que se manejan como una unidad para alcanzar beneficios que de otra manera no se podrian alcanzar.

Por ejemplo si usted quisiera actualizar o cambiar la plataforma de correo electrónico de su compañía, posiblemente se requiera mas de un proyecto para manejar todas las diferentes piezas que se deben entregar y poner a funcionar juntas. Estos proyectos entonces pueden organizarse en un Programa de Actualización de Correo Electrónico para asegurarse de que los beneficios globales de la actualización van a alcanzarse como se espera.

Portafolio: es un conjunto de Programas, Proyectos, sub-Programas o sub-Proyectos que se escogen deliberadamente siguiendo criterios específicos para alcanzar objetivos estratégicos.

Por ejemplo si usted esta recibiendo muchos proyectos pequeños que causan muchos gastos generales con poco retorno, usted podría querer ajustar su política de portafolio para asegurarse que solamente ingresen al tubo proyectos de cierta magnitud y con expectativas de mayores retornos.

Oficina de (Gerencia) de Proyectos: Esta no es una capa en la organización de proyectos, programas y portafolios. Esta es la estructura administrativa que alinea la manera de gobernar los procesos relacionados con los proyectos y que también facilita el uso compartido de recursos, metodologías, herramientas, etc.

Saludos,

- Sergio Calvo.